Najczęściej zadawane pytania

przez beneficjentów realizujących projekty

w ramach Programu wsparcia na rozwój międzynarodowej współpracy klastra w zakresie BRI

Innovation Express

Pytanie 1

Jak prawidłowo opisać fakturę, której kopia będzie dołączona do sprawozdania z realizacji projektu?

Odpowiedź 1

Na odwrocie faktura powinna być opisana w następujący sposób:

Nazwa programu: Innovation Express

Źródło finansowania: budżet państwa

Nr umowy o wsparcie: IT-IE-…………..

Data zawarcia umowy: …………………

Tytuł projektu: …………………………..

Rodzaj/kategoria kosztu: ………………..

Kwota kwalifikowana: ………………….

Sprawdzono pod względem merytorycznym

Data i podpis: …………………………….

Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym

Data i podpis: ……………………………

Data i podpis kierownika projektu: ………………………

Pytanie 2

Kto powinien podpisać się pod "sprawdzono pod względem merytorycznym" czy mają to być oboje członkowie zarządu? W miejscu "pod względem formalnym i rachunkowym" będzie podpisywać się biuro rachunkowe.

Odpowiedź 2

W miejscu "pod względem formalnym i rachunkowym" - powinna podpisać się osoba odpowiedzialna za rozliczenia w projekcie – w tym przypadku biuro rachunkowe.

Jeśli koordynator akceptuje rozliczenie (fakturę), to w miejscu "sprawdzono pod względem merytorycznym" podpisuje się kierownik projektu. Natomiast pod wnioskiem o płatność osoba/osoby uprawnione do reprezentowania koordynatora (zgodnie z KRS).

Pytanie 3

Czy na materiałach dotyczących projektu oraz powstałych w wyniku jego realizacji wystarczającym będzie umieszczenie logo PARP, logo projektu INNET oraz tekstu:

"Projekt realizowany jest w ramach Programu na rozwój międzynarodowej współpracy klastra z partnerami zagranicznymi w zakresie badań, rozwoju technicznego lub innowacji - Innovation Express, finansowanego z budżetu krajowego"?

Odpowiedź 3

Tak, w razie potrzeby można podać skrócony tekst:

"Projekt realizowany jest w ramach Programu Innovation Express, finansowanego z budżetu krajowego"?

Pytanie 4

W tym roku jedna z firm biorących udział w projekcie IE zmieniła nazwę spółki. Jest to nadal ten sam podmiot (adres i NIP nie uległ zmianie). Czy należy powiadomić PARP pismem.

Odpowiedź 4

Tak proszę powiadomić pismem.

Zgodnie z umową o udzieleniu wsparcia § 6 ust. 3-6 oraz § 10 koordynator klastra zobowiązany jest powiadamiać PARP o wszelkich zmianach zaistniałych w trakcie realizacji projektu wraz z ich uzasadnieniem. Niektóre ze zmian wymagają jedynie powiadomienia, inne dodatkowo akceptacji PARP oraz zawarcia stosownego aneksu do umowy.

Pytanie 5

Jak należy wypełnić weksel?

Odpowiedź 5

W prawym dolnym rogu weksla należy wstawić pieczęć firmową. Pod pieczęcią podpisują się osoby upoważnione do reprezentowania firmy oraz przybijają pieczątki imienne. Poza tym w wekslu nic więcej się nie wypełnia. Zgodnie z wymaganiami podpisy na wekslu mają być potwierdzone notarialnie.

Należy pamiętać, że przy składaniu weksla, PARP musi dysponować wypisem z KRS nie starszym niż 3 miesiące. Jeśli więc wraz z wnioskiem złożono KRS starszy niż 3 miesiące, należy wraz z wekslem przesłać wypis z datą nie późniejszą niż 3 miesiące od daty złożenia weksla.

Pytanie 6

Czy dopuszczalne są płatności gotówkowe przy realizacji projektu?

Odpowiedź 6

Płatności gotówkowe nie są dopuszczalne w IE. Płatności mogą być dokonywane za pośrednictwem wydzielonego rachunku bankowego, zgodnie z § 8 ust. 4 umowy o udzieleniu wsparcia, jedynie „dopuszczalne jest wypłacenie pracownikom Koordynatora gotówką przysługujących im diet z tytułu podróży służbowych.”

Niestety nie można uwzględniać np. kosztów przesyłek pocztowych płaconych gotówką.

Proponujemy w banku, w którym jest prowadzony wydzielony rachunek, złożyć wniosek o wydanie karty kredytowej i płatności dokonywać przy użyciu karty.

Pytanie 7

Czy z funduszy projektu można pokryć koszty diet dla pracowników koordynatora oraz przedstawicieli firm - członków klastra?

Odpowiedź 7

Wyjazd organizuje koordynator Klastra, zapewniając przedstawicielom podmiotów działających w klastrze wszystkie świadczenia tzn. przejazd, hotel, wyżywienie. Nie wypłaca diet przedstawicielom firm – członków klastra uczestniczącym w wyjeździe. Jeśli szefowie firm wypłacą diety swoim pracownikom, nie będzie to koszt kwalifikowany w ramach projektu. Natomiast pracownicy koordynatora klastra uczestniczący w tym wyjeździe otrzymają od koordynatora diety w wysokości 25% stawki diety do danego kraju.

(Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1991 z późn. zm):§ 5. 1. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 4 ust. 4. 2. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na: 1) śniadanie - 15% diety; 2) obiad - 30% diety; 3) kolację - 30% diety; 4) inne wydatki - 25% diety.).

Pracownikowi koordynatora przysługuje dieta zgodnie z obowiązującymi przepisami, przy czym w przypadku wyjazdu zorganizowanego, gdy zapewnione są wymagane świadczenia, jest to 25% diety. Dopuszczalne jest wypłacenie diet na wyjazdy zagraniczne gotówką w walucie kraju, do którego nastąpi wyjazd.

Pytanie 8

Czy płatności dokonywane z prywatnego konta delegowanego pracownika są kosztem kwalifikowanym w projekcie?

Odpowiedź 8

Płatności mogą być zrealizowane albo przelewem albo kartą z rachunku bankowego wydzielonego do projektu. Nie są natomiast dopuszczalne płatności dokonywane z prywatnego konta pracownika.

Pytanie 9

Czy wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy jest kosztem kwalifikowanym? Czy wynagrodzenie chorobowe jest kosztem kwalifikowanym

Odpowiedź 9

Jeśli pracownik jest zatrudniony przy realizacji projektu na podstawie umowy o pracę, wówczas zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy, przysługuje mu urlop w wymiarze i z wynagrodzeniem naliczonym zgodnie z przepisami prawa pracy, w odpowiedniej proporcji do czasu pracy na rzecz projektu. W związku z powyższym, wynagrodzenie wypłacone za okres urlopu wypoczynkowego lub zwolnienia lekarskiego naliczone zgodnie z obowiązującymi przepisami krajowymi oraz przypisane proporcjonalnie do projektu zalicza się do kosztów kwalifikowanych w ramach Programu IE.

Pytanie 10

Czy można przyjąć następujące rozwiązanie dotyczące faktur, na których występują koszty niekwalifikowane (np. VAT lub inne pozycje, niezwiązane z projektem): cała płatność zostaje dokonana z rachunku bankowego projektu (żeby ułatwić rozliczenie kontrahentowi), a następnie kwota kosztów niekwalifikowanych zostaje przez nas przelana na rachunek projektu z innego rachunku firmowego?

Odpowiedź 10

Z rachunku projektu mogą być płacone tylko koszty kwalifikowane. Nie wolno zatem płacić z konta projektu tych pozycji z faktury, które są finansowane z innego źródła.

Pytanie 11

Odnośnie wynagrodzenia osoby, która jest zaangażowana w projekt w ½ swojego etatu: czy można z konta projektu puścić wszystkie płatności (wynagrodzenie brutto + wszelkie narzuty), a następnie 50% tej kwoty przelać na rachunek projektu z naszego innego rachunku firmowego?

Odpowiedź 11

Z konta projektu można płacić tylko wynagrodzenia wynikające z zaangażowania pracowników w projekcie. W przedstawionym przykładzie kosztem kwalifikowalnym jest ½ wynagrodzenia pracownika i tylko ta część powinna zostać zapłacona z konta projektu. Zaproponowany przez Państwa sposób postępowania nie jest dopuszczalny.

Pytanie 12

Odnośnie osób biorących udział w poszczególnych wizytach międzynarodowych: jaki stosunek tych osób do firm członkowskich klastra powinien być zachowany? Czy w ogóle trzeba dokumentować w jakiś sposób powiązanie danej osoby z klastrowiczem, w którego imieniu bierze udział w wizycie międzynarodowej? Jeśli tak, to czy musi to być umowa o pracę? Czy może być umowa zlecenie? Czy może to być osoba prowadząca własną działalność gospodarczą i wystawiająca faktury na umowę zlecenie lub o dzieło (w informatyce to bardzo często spotykana forma rozliczeń)? Czy może to być np. członek zarządu lub rady nadzorczej?

Odpowiedź 12

W wyjazdach zagranicznych powinny brać udział osoby zatrudnione w firmach będących członkami klastra lub ich właściciele, przy czym powinny to być osoby związane z realizacją merytorycznych działań w projekcie. Do rozliczenia projektu będziemy prosili o wykaz osób uczestniczących, z podaniem co najmniej nazwiska, nazwy firmy i stanowiska. O ile udział członka zarządu w wyjeździe może być uzasadniony, ponieważ zarząd reprezentuje firmę i kieruje jej bieżącymi działaniami, to udział członka rady nadzorczej wydaje się nie mieć uzasadnienia.

Teoretycznie uczestnikiem wyjazdu może być osoba zatrudniona na umowę cywilnoprawną w firmie będącej członkiem klastra, ale ponieważ nawiązana współpraca ma być kontynuowana przez co najmniej 2 lata i zaowocować przyszłymi wspólnymi projektami, zakładamy że w wyjazdach powinny brać udział osoby związane z firmami na dłużej. Nie jest dopuszczalne, aby uczestnikiem wyjazdu jako przedstawiciel firmy działającej w klastrze była osoba, która prowadząc działalność gospodarczą świadczy usługi na rzecz tej firmy.

Pytanie 13

Czy do obowiązkowych pozapłacowych kosztów pracy, będących kosztami kwalifikowanymi można zaliczyć składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych?

Odpowiedź 13

Kosztem kwalifikowanym są składki na Fundusz Pracy, natomiast składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz na PFRON są niekwalifikowane.

Pytanie 14

Jaki dokument stanowi podstawę prawną do udzielania jednostkom naukowym i jednostkom badawczo-rozwojowym pomocy de minimis?

Odpowiedź 14

Podstawą prawną do udzielenia pomocy de minimis wszystkim podmiotom uczestniczącym w realizacji projektu (a więc także uczelniom i JBR) jest Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 1 września 2008 r. zmieniające Rozporządzenie w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej niezwiązanej z programami operacyjnymi (Dz. U. nr 161, poz. 1003), §14.a ust. 7).

Pytanie 15

Czy od udzielonej pomocy de minimis należy zapłacić podatek?

Odpowiedź 15

Od udzielonej pomocy de minimis nie płaci się podatku - art. 18 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W ustawie nie mówi się wprost o pomocy de minimis, ale o bezzwrotnej pomocy udzielanej przez uprawniony podmiot.