* Wartości procentowe nie sumują się do 100% gdyż często występowało więcej niż jedno uchybienie formalne we wniosku (tabela prezentuje częstość występowania powodów do odrzucenia wniosku a nie liczby odrzuconych wniosków).

Powód 1
Brak obowiązkowych załączników do wniosku o dofinansowanie, szczególnie takich jak oryginał dokumentu rejestrowego, kopia decyzji o nadaniu NIP, oryginały odpowiednich zaświadczeń z ZUS i US, kopie dokumentów finansowych, informacja o otrzymanej pomocy publicznej innej niż pomoc de minimis, harmonogram zadaniowo–finansowy.

Jak powinno być prawidłowo:

Dokument rejestrowy - należy załączyć oryginał aktualnego (tj. wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia wniosku) dokumentu rejestrowego: aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub aktualne zaświadczenie o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej); w przypadku, gdy wnioskodawcą jest spółka cywilna do wniosku należy dołączyć dokumenty rejestrowe wszystkich wspólników oraz kopię umowy spółki cywilnej.

Informacja o otrzymanej pomocy publicznej innej niż de minimis jest obowiązkowym załącznikiem dla wszystkich wnioskodawców (z wyłączeniem mikroprzedsiębiorców ubiegających się o pomoc na zasadzie de minimis, zobowiązanych do załączenia do wniosku w miejsce tego załącznika kopii zaświadczeń o otrzymanej pomocy de minimis). Formularz oświadczenia dotyczy informacji o pomocy publicznej innej niż de minimis uzyskanej na ten sam projekt, który przedsiębiorca składa w Działaniu 2.1. Jeśli wnioskodawca nie otrzymał na to samo przedsięwzięcie innych pieniędzy publicznych, wypełnia tylko informacje w I części formularza dotyczące danych firmy oraz na końcu formularza składa podpis osoba uprawiona do reprezentowania firmy.

Harmonogram zadaniowo-finansowy - jest również obowiązkowym załącznikiem i osobnym dokumentem, który przygotowuje się do wniosku. Wzór harmonogramu jest dostępny na stronie www.parp.gov.pl/strukturalny1.html Nie należy go mylić z harmonogramem rzeczowo-finansowym obowiązującym w Działaniu 2.3.

Kopia decyzji o nadaniu NIP, oryginały odpowiednich (i aktualnych) zaświadczeń z ZUS i US, kopie odpowiednich dokumentów finansowych - są również obligatoryjnymi załącznikami do wniosku o dofinansowanie, zgodnie z listą załączników obowiązkowych dla Działania 2.1 zawartą w Instrukcji wypełniania wniosku do Działania 2.1.

Powód 2
Wypełnienie wniosku niezgodnie z Instrukcją tj. brak informacji w niektórych rubrykach wniosku lub wypełnienie niektórych pól wniosku niepoprawnie.

Jak powinno być prawidłowo:

Podobnie jak w programach PHARE we wniosku nie wolno zostawiać pustych pól. Wszystkie rubryki muszą być wypełnione, jeśli coś nie dotyczy naszego przedsięwzięcia piszemy „nie dotyczy”. Często poszczególne rubryki wniosku nie są wypełnione poprawnie (zgodnie z Instrukcją). Dotyczy to szczególnie części budżetowej wniosku (błędy rachunkowe, niepoprawnie wyodrębniona wartość wnioskowanego wsparcia, niespójności pomiędzy danymi we wniosku i w harmonogramie zadaniowo-finansowym, brak rozbicia kwot na pozycje / elementy składowe itp.), wskaźników (niepoprawne przyporządkowanie wskaźników, podanie wartości w niewłaściwych latach, brak metodologii gromadzenia danych i obliczania wskaźników, dobranie niemierzalnych wskaźników, itp.), opisu planowanego projektu (brak wyszczególnienia i opisu etapów projektu, zbyt ogólnikowy opis, brak opisu sposobu promocji projektu), uzasadnienia projektu (brak szczegółowej prezentacji zidentyfikowanych potrzeb wnioskodawcy, brak opisu relacji projektu do wykonywanej działalności, szablonowe opisy nie uwzględniające wymogów zawartych w instrukcji, itd.).

Powód 3
Niewłaściwie podpisany wniosek o dofinansowanie (np. przez osobę nieupoważnioną).

Jak powinno być prawidłowo:

Osobą uprawioną do podpisywania dokumentów jest osoba wskazana w wypisie z Krajowego Rejestru Sądowego jako osoba upoważniona do reprezentacji i podejmowania zobowiązań w imieniu firmy. W przypadku spółek cywilnych podpisują się wszyscy wspólnicy, w przypadku osób fizycznym prowadzących działalność gospodarczą podpisuje się właściciel firmy. Jeśli podpisuje się prokurent firmy, jego nazwisko musi widnieć w dokumentach rejestrowych i w opisie sposobu reprezentacji musi być wskazane, że prokurent jest upoważniony do podpisywania dokumentów i reprezentowania firmy na zewnątrz. Jeśli wyznaczono w dokumentach rejestrowych dwie osoby łącznie np. Prezes i Główna Księgowa to obie te osoby podpisują się na wszystkich dokumentach i parafują strony dokumentów, na których jest wymaganych ich podpis.

Powód 4
Niezgodność projektu z zasadami działania, szczególnie uwzględnienie w wydatkach kwalifikowanych projektu działań niekwalifikowanych, nie będących doradztwem.

Jak powinno być prawidłowo:

Szczególnie istotne w przygotowaniu budżetu jest właściwe zakwalifikowanie wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych. W odróżnieniu do programów doradczych PHARE, w działaniu 2.1 SPO WKP nie ma możliwości wykreślenia wydatku niekwalifikowanego na etapie oceny wniosku, jeśli wnioskodawca wpisał go jako kwalifikowany. Jeśli zdarza się taka sytuacja, wniosek jest odrzucany ze względów formalnych lub techniczno-ekonomicznych.

Częstym błędem jest np. uwzględnianie niekwalifikowanych usług szkoleniowych w kosztach kwalifikowanych projektu (szczególnie w przypadku projektów z zakresu jakości oraz technologii informatycznych). Jako niekwalifikowane usługi szkoleniowe należy rozumieć m.in. usługi „doradcze” / konsultacje kierowane bezpośrednio do konkretnych osób lub grup pracowników, mające na celu przekazanie im wiedzy teoretycznej i/lub podniesienie ich kwalifikacji zawodowych. Przykładowo, do niekwalifikowanych usług szkoleniowych w kontekście projektów z zakresu jakości często zaliczano w trakcie oceny konsultacje z audytorami wewnętrznymi, konsultacje z pełnomocnikiem ds. jakości, konsultacje z liderami procesów, konsultacje dla pracowników czy kierownictwa firmy. W przypadku technologii informatycznych, projekty były odrzucane za np. instruktaż stanowiskowy / szkolenia dla pracowników.

Innym częstym błędem jest uwzględnianie niekwalifikowanych czynności technicznych / informatycznych w kosztach kwalifikowanych w projektach dotyczących wdrożenia technologii informatycznych w firmie. Czynności stricte wdrożeniowe takie jak instalacja i konfiguracja / parametryzacja serwerów i stacji roboczych, migracja (import) danych, testy systemu informatycznego czy samo uruchomienie produktywnego systemu informatycznego stanowią niekwalifikowane usługi techniczne / informatyczne nie będące doradztwem. W przypadku, gdy rezultatem projektu jest produktywne uruchomienie technologii informatycznej w przedsiębiorstwie, wyżej wymienione czynności powinny jednak zostać wyodrębnione po stronie wydatków niekwalifikowanych jako czynności niezbędne do osiągnięcia rezultatu. W przeciwnym wypadku istnieje prawdopodobieństwo, iż projekt może nie kwalifikować się do wsparcia jako niewykonalny technicznie.

Powód 5
Złożone dokumenty nie były parafowane przez Wnioskodawcę lub kopie nie były potwierdzone za zgodność z oryginałem.

Jak powinno być prawidłowo:

Wszystkie kopie dokumentu powinny być czytelnie podpisane za zgodność z oryginałem przez uprawnioną do tego osobę. Prawidłowo potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia zawiera na każdej stronie czytelne podpisy osoby uprawnionej z klauzulą „potwierdzam za zgodność z oryginałem” lub czytelny podpis osoby uprawnionej na pierwszej stronie z klauzulą „potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony …do strony….” (wówczas dokument powinien mieć ponumerowane wszystkie strony i być spięty, tak aby nie ulegało wątpliwości co potwierdzamy za zgodność z oryginałem). Dodatkowo na każdej stronie powinna być parafka osoby uprawnionej do reprezentowania firmy.

Powód 6
Niekwalifikowanie się Wnioskodawcy do ubiegania się o wsparcie.

Jak powinno być prawidłowo:

O wsparcie w ramach programu mogą ubiegać się mikro, mały i średni przedsiębiorca, który posiadają siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej z tym, że w przypadku mikroprzedsiębiorców dofinansowanie może być udzielane, jeżeli działalność gospodarcza:

1. jest wykonywana od co najmniej 3 lat; lub
2. jest oparta o wykorzystanie zaawansowanych technologii o znaczącym potencjale rynkowym.

Definicja mikro, małego i średniego przedsiębiorcy określona jest w załączniku I rozporządzenia Komisji Europejskiej Nr 70/2001 z dnia 12 stycznia 2001 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską do pomocy państwa dla małych i średnich przedsiębiorców, zmienionego rozporządzeniem KE Nr. 364/2004 z dnia 25 lutego 2004 r. (Dz.U. WE L63 z 28.02.2004 r.).

Na stronach PARP pod adresem: http://www.parp.gov.pl/kwalifikator/index.html został umieszczony kwalifikator MŚP, który pomoże przedsiębiorcom zweryfikować czy ich firma jest mikro, małym, średnim czy dużym przedsiębiorstwem.

Najczęstsze powody negatywnej oceny wniosków
pod względem spełnienia kryteriów
techniczno-ekonomicznych

* Wartości procentowe nie sumują się do 100%, gdyż ocena negatywna często występowała w więcej niż jednym kryterium techniczno-ekonomicznym (tabela prezentuje częstość występowania ocen negatywnych wg kryteriów)

Powód 1
Niezgodność projektu z celem oraz zakresem merytorycznym działania - uwzględnienie w wydatkach kwalifikowanych projektu działań niekwalifikowanych, nie będących doradztwem.

Jak powinno być prawidłowo:

Celem Działania 2.1 SPO-WKP „Wzrost konkurencyjności małych i średnich przedsiębiorstw poprzez doradztwo” jest zwiększenie konkurencyjności małych i średnich przedsiębiorstw poprzez ułatwienie im dostępu do specjalistycznej pomocy doradczej. Zgodnie z powyższym, dofinansowaniu w ramach Działania mogą podlegać wyłącznie takie usługi co do których nie ma wątpliwości, że stanowią czynność doradczą. Wszystkie inne czynności niezbędne z punktu widzenia realizacji projektu i osiągnięcia założonych celów powinny figurować po stronie wydatków niekwalifikowanych.

Częstym błędem jest np. uwzględnianie niekwalifikowanych usług szkoleniowych w kosztach kwalifikowanych projektu (szczególnie w przypadku projektów z zakresu jakości oraz technologii informatycznych). Jako niekwalifikowane usługi szkoleniowe należy rozumieć m.in. usługi „doradcze” / konsultacje kierowane bezpośrednio do konkretnych osób lub grup pracowników, mające na celu przekazanie im wiedzy teoretycznej i/lub podniesienie ich kwalifikacji zawodowych. W przypadku np. technologii informatycznych, projekty były odrzucane jeśli do usług doradczych kwalifikowano instruktaż stanowiskowy / szkolenia dla pracowników.

Innym częstym błędem jest uwzględnianie niekwalifikowanych czynności technicznych / informatycznych w kosztach kwalifikowanych w projektach dotyczących wdrożenia technologii informatycznych w firmie. Czynności stricte wdrożeniowe takie jak instalacja i konfiguracja / parametryzacja serwerów i stacji roboczych, instalacja i konfiguracja oprogramowania, migracja (import) danych, testy systemu informatycznego czy samo uruchomienie produktywnego systemu informatycznego stanowią niekwalifikowane usługi techniczne / informatyczne nie będące doradztwem. W przypadku, gdy rezultatem projektu jest produktywne uruchomienie technologii informatycznej w przedsiębiorstwie, wyżej wymienione czynności powinny jednak zostać wyodrębnione po stronie wydatków niekwalifikowanych jako czynności niezbędne do osiągnięcia rezultatu. W przeciwnym wypadku istnieje prawdopodobieństwo, iż projekt może nie kwalifikować się do wsparcia jako niewykonalny technicznie.

Zdarzały się także projekty uwzględniające po stronie kosztów kwalifikowanych takie czynności niekwalifikowane jak audyt certyfikujący, audyt nadzoru czy audyt odnawiający certyfikat SZJ. W przypadku projektów dotyczących samego doskonalenia / modyfikacji już wdrożonego systemu zarządzania (np. jakością), niezbędne jest bardzo szczegółowe uzasadnienie powodów, dla których dany system wymaga pomocy zewnętrznych konsultantów w zakresie wprowadzania zmian / dostosowania do zachodzących zmian w przedsiębiorstwie wnioskodawcy (np. znaczące zmiany organizacyjne czy technologiczne).

Niedopuszczalne są również projekty, które są opisane bardzo ogólnikowo i zmuszają osoby oceniające do zgadywania, co kryje się pod bardzo szerokimi hasłami typu „wdrożenie systemu informatycznego”, za którymi nie stoją opisy konkretnych czynności wchodzących w ich skład. Projekty, które z natury odbywają się etapowo i angażują więcej niż jeden rodzaj usług (działania) powinny być odpowiednio szczegółowo opisane z wyszczególnieniem tychże etapów / czynności. Zadaniem wnioskodawcy jest skonstruować możliwie najbardziej przejrzysty i precyzyjnie opisany projekt.

Powód 2
Koszty projektu są zbyt zawyżone i/lub niewystarczająco uzasadnione.

Jak powinno być prawidłowo:

Negatywna ocena techniczno-ekonomiczna projektów względem kryterium wykonalności finansowej projektu zdarzała się w przypadkach dużego przeszacowania budżetu, a szczególnie w sytuacjach, gdy informacje zawarte w projekcie nie zapewniały wystarczającego uzasadnienia. Zadaniem wnioskodawcy jest tak skonstruować projekt oraz zawrzeć w nim takie dane, które będą stanowić wystarczającą podstawę do stwierdzenia, że budżet projektu został prawidłowo oszacowany. Szczególnie jest to istotne w przypadku projektów o dużych budżetach, np. z zakresu przygotowania dokumentacji technicznej inwestycji czy stworzenia i/lub wdrożenia dużego wielomodułowego systemu informatycznego w przedsiębiorstwie. W przypadku projektu z zakresu przygotowania dokumentacji technicznej inwestycji do niezbędnych informacji należy niewątpliwie wycena planowanej inwestycji. Pomocne mogą być także bardziej szczegółowe dane oparte na kosztorysie budowlanym. W przypadku projektów doradczych w zakresie wdrożenia technologii informatycznych w przedsiębiorstwie podstawową informacją jest liczba stanowisk objętych przedsięwzięciem.

Powód 3
Kondycja finansowa wnioskodawcy, oceniona na podstawie załączników do wniosku, nie gwarantuje całkowitej realizacji projektu.

Jak powinno być prawidłowo:

Negatywna ocena techniczno-ekonomiczna projektów względem kryterium wystarczającej kondycji finansowej beneficjenta zdarzała się w przypadkach, gdy całkowita wartość budżetu projektu przekracza możliwości finansowe wnioskodawcy wynikające z załączonych dokumentów finansowych. Kondycja finansowa projektodawcy powinna zagwarantować płynną i terminową realizację projektu. Realizacja projektu nie może także zaburzyć gospodarki finansowej firmy w dłuższym okresie czasu.

Powód 4
Niewystarczające uzasadnienie dla realizacji projektu oraz nierealne / niepoprawnie skwantyfikowane wskaźniki celów realizacji projektu.

Jak powinno być prawidłowo:

Często niektóre opisowe rubryki wniosku są wypełnione zbyt ogólnikowo i niestarannie (nie w pełni zgodnie z Instrukcją).
W konsekwencji projekt często nie przedstawia prawidłowego wyszczególnienia celów na poziomie produktu, rezultatu i oddziaływania, wskaźniki realizacji celów są nieprawidłowo zdefiniowane lub przyporządkowane, opis projektu nie uwzględnia etapów poszczególnych czynności oraz metodologii planowanych działań, a przede wszystkim nie ma wystarczającego uzasadnienia dla realizacji projektu, opartego na rzetelnej analizie potrzeb przedsiębiorstwa oraz ograniczeń stojących na drodze jego rozwoju. Części opisowe projektu (szczególnie punkty 14, 16, 17 i 23 wniosku) powinny w pełni uwzględniać wszystkie zagadnienia wymienione w Instrukcji dla każdego z punktów. Przykładowo, punkt 17 wniosku powinien składać się z następujących elementów opisowych:

• zidentyfikowane potrzeby dla realizacji projektu,
• przyczyny wyboru zaplanowanych działań,
• znaczenie przedsięwzięcia dla określonych potrzeb przedsiębiorstwa,
• relacja charakteru projektu do dotychczas wykonywanej działalności Wnioskodawcy,
• spodziewane efekty projektu.