* Wartości procentowe nie sumują się do 100%, gdyż ocena negatywna często występowała w więcej niż jednym kryterium techniczno-ekonomicznym (tabela prezentuje częstość występowania ocen negatywnych wg kryteriów)

Powód 1
Niezgodność projektu z celem oraz zakresem merytorycznym działania - uwzględnienie w wydatkach kwalifikowanych projektu działań niekwalifikowanych, nie będących doradztwem.

Jak powinno być prawidłowo:

Celem Działania 2.1 SPO-WKP „Wzrost konkurencyjności małych i średnich przedsiębiorstw poprzez doradztwo” jest zwiększenie konkurencyjności małych i średnich przedsiębiorstw poprzez ułatwienie im dostępu do specjalistycznej pomocy doradczej. Zgodnie z powyższym, dofinansowaniu w ramach Działania mogą podlegać wyłącznie takie usługi co do których nie ma wątpliwości, że stanowią czynność doradczą. Wszystkie inne czynności niezbędne z punktu widzenia realizacji projektu i osiągnięcia założonych celów powinny figurować po stronie wydatków niekwalifikowanych.

Częstym błędem jest np. uwzględnianie niekwalifikowanych usług szkoleniowych w kosztach kwalifikowanych projektu (szczególnie w przypadku projektów z zakresu jakości oraz technologii informatycznych). Jako niekwalifikowane usługi szkoleniowe należy rozumieć m.in. usługi „doradcze” / konsultacje kierowane bezpośrednio do konkretnych osób lub grup pracowników, mające na celu przekazanie im wiedzy teoretycznej i/lub podniesienie ich kwalifikacji zawodowych. W przypadku np. technologii informatycznych, projekty były odrzucane jeśli do usług doradczych kwalifikowano instruktaż stanowiskowy / szkolenia dla pracowników.

Innym częstym błędem jest uwzględnianie niekwalifikowanych czynności technicznych / informatycznych w kosztach kwalifikowanych w projektach dotyczących wdrożenia technologii informatycznych w firmie. Czynności stricte wdrożeniowe takie jak instalacja i konfiguracja / parametryzacja serwerów i stacji roboczych, instalacja i konfiguracja oprogramowania, migracja (import) danych, testy systemu informatycznego czy samo uruchomienie produktywnego systemu informatycznego stanowią niekwalifikowane usługi techniczne / informatyczne nie będące doradztwem. W przypadku, gdy rezultatem projektu jest produktywne uruchomienie technologii informatycznej w przedsiębiorstwie, wyżej wymienione czynności powinny jednak zostać wyodrębnione po stronie wydatków niekwalifikowanych jako czynności niezbędne do osiągnięcia rezultatu. W przeciwnym wypadku istnieje prawdopodobieństwo, iż projekt może nie kwalifikować się do wsparcia jako niewykonalny technicznie.

Zdarzały się także projekty uwzględniające po stronie kosztów kwalifikowanych takie czynności niekwalifikowane jak audyt certyfikujący, audyt nadzoru czy audyt odnawiający certyfikat SZJ. W przypadku projektów dotyczących samego doskonalenia / modyfikacji już wdrożonego systemu zarządzania (np. jakością), niezbędne jest bardzo szczegółowe uzasadnienie powodów, dla których dany system wymaga pomocy zewnętrznych konsultantów w zakresie wprowadzania zmian / dostosowania do zachodzących zmian w przedsiębiorstwie wnioskodawcy (np. znaczące zmiany organizacyjne czy technologiczne).

Niedopuszczalne są również projekty, które są opisane bardzo ogólnikowo i zmuszają osoby oceniające do zgadywania, co kryje się pod bardzo szerokimi hasłami typu „wdrożenie systemu informatycznego”, za którymi nie stoją opisy konkretnych czynności wchodzących w ich skład. Projekty, które z natury odbywają się etapowo i angażują więcej niż jeden rodzaj usług (działania) powinny być odpowiednio szczegółowo opisane z wyszczególnieniem tychże etapów / czynności. Zadaniem wnioskodawcy jest skonstruować możliwie najbardziej przejrzysty i precyzyjnie opisany projekt.

Powód 2
Koszty projektu są zbyt zawyżone i/lub niewystarczająco uzasadnione.

Jak powinno być prawidłowo:

Negatywna ocena techniczno-ekonomiczna projektów względem kryterium wykonalności finansowej projektu zdarzała się w przypadkach dużego przeszacowania budżetu, a szczególnie w sytuacjach, gdy informacje zawarte w projekcie nie zapewniały wystarczającego uzasadnienia. Zadaniem wnioskodawcy jest tak skonstruować projekt oraz zawrzeć w nim takie dane, które będą stanowić wystarczającą podstawę do stwierdzenia, że budżet projektu został prawidłowo oszacowany. Szczególnie jest to istotne w przypadku projektów o dużych budżetach, np. z zakresu przygotowania dokumentacji technicznej inwestycji czy stworzenia i/lub wdrożenia dużego wielomodułowego systemu informatycznego w przedsiębiorstwie. W przypadku projektu z zakresu przygotowania dokumentacji technicznej inwestycji do niezbędnych informacji należy niewątpliwie wycena planowanej inwestycji. Pomocne mogą być także bardziej szczegółowe dane oparte na kosztorysie budowlanym. W przypadku projektów doradczych w zakresie wdrożenia technologii informatycznych w przedsiębiorstwie podstawową informacją jest liczba stanowisk objętych przedsięwzięciem.

Powód 3
Kondycja finansowa wnioskodawcy, oceniona na podstawie załączników do wniosku, nie gwarantuje całkowitej realizacji projektu.

Jak powinno być prawidłowo:

Negatywna ocena techniczno-ekonomiczna projektów względem kryterium wystarczającej kondycji finansowej beneficjenta zdarzała się w przypadkach, gdy całkowita wartość budżetu projektu przekracza możliwości finansowe wnioskodawcy wynikające z załączonych dokumentów finansowych. Kondycja finansowa projektodawcy powinna zagwarantować płynną i terminową realizację projektu. Realizacja projektu nie może także zaburzyć gospodarki finansowej firmy w dłuższym okresie czasu.

Powód 4
Niewystarczające uzasadnienie dla realizacji projektu oraz nierealne / niepoprawnie skwantyfikowane wskaźniki celów realizacji projektu.

Jak powinno być prawidłowo:

Często niektóre opisowe rubryki wniosku są wypełnione zbyt ogólnikowo i niestarannie (nie w pełni zgodnie z Instrukcją).
W konsekwencji projekt często nie przedstawia prawidłowego wyszczególnienia celów na poziomie produktu, rezultatu i oddziaływania, wskaźniki realizacji celów są nieprawidłowo zdefiniowane lub przyporządkowane, opis projektu nie uwzględnia etapów poszczególnych czynności oraz metodologii planowanych działań, a przede wszystkim nie ma wystarczającego uzasadnienia dla realizacji projektu, opartego na rzetelnej analizie potrzeb przedsiębiorstwa oraz ograniczeń stojących na drodze jego rozwoju. Części opisowe projektu (szczególnie punkty 14, 16, 17 i 23 wniosku) powinny w pełni uwzględniać wszystkie zagadnienia wymienione w Instrukcji dla każdego z punktów. Przykładowo, punkt 17 wniosku powinien składać się z następujących elementów opisowych:

• zidentyfikowane potrzeby dla realizacji projektu,
• przyczyny wyboru zaplanowanych działań,
• znaczenie przedsięwzięcia dla określonych potrzeb przedsiębiorstwa,
• relacja charakteru projektu do dotychczas wykonywanej działalności Wnioskodawcy,
• spodziewane efekty projektu.