Powód 1
Niewystarczająco wykazana trwałość rezultatów projektu w czasie (zbyt oszczędna liczba wskaźników realizacji celów projektu na poziomie rezultatu, a szczególnie na poziomie oddziaływania; zbyt oszczędnie wypełniony punkt 23 wniosku).

Jak powinno być prawidłowo:

Trwałość rezultatu projektu w czasie jest oceniania m.in. na podstawie właściwie zdefiniowanych i określonych metodologicznie wskaźników rezultatu i oddziaływania. Zarówno liczba wskaźników, jak i zadeklarowane dla nich wartości dla poszczególnych lat powinny być racjonalne i realistyczne. Częstym błędem we wnioskach jest np. podanie jedynego wskaźnika oddziaływania zdefiniowanego jako „wzrost konkurencyjności firmy” w % bez jakiejkolwiek metodologii gromadzenia danych i obliczania jego wartości we wskazanych latach. Innym częstym uchybieniem we wniosku jest zbyt oszczędna lub niepełna informacja podana w punkcie 23. Prawidłowo wypełniony punkt 23 wniosku wyczerpująco opisuje wszystkie zagadnienia wymagane przez Instrukcję wypełniania wniosków:

• Czy i w jaki sposób planowane rezultaty projektu będą miały (znaczący, trwały) wpływ w zakresie rozwoju przedsiębiorstwa;
• Czy i w jaki sposób przewiduje się kontynuowanie projektu;
• W jaki sposób kontynuacja projektu będzie finansowana po jego zakończeniu;
• Czy projekt, który jest przedmiotem wniosku, jest lub będzie powiązany z innymi projektami finansowanymi z funduszy strukturalnych (podpunkt ten powinien nawiązywać do punktu 24);
• Czy istnieją plany co do zmian organizacyjnych i prawnych wnioskodawcy, które mogą skutkować zmianą własności projektu bądź zmianą zarządzającego projektem.

Powód 2
Niska efektywność kosztowa (wysokość przewidywanych wydatków jest niewystarczająco uzasadniona w kontekście zaplanowanych celów projektu oraz działań, szczególnie w przypadku, gdy oszacowane wydatki wyraźnie przewyższają średnie ceny rynkowe lub średnie stawki wynagrodzenia ekspertów).

Jak powinno być prawidłowo:

Kompleksowo przygotowany projekt zawiera informacje na temat zastosowanego sposobu oszacowania wydatków na poszczególne działania (usługi). Jeżeli przyjęto w budżecie stawki znacząco wyższe niż średnie ceny rynkowe, należy szczegółowo uzasadnić (najlepiej w punkcie 16 wniosku) powody takiej decyzji (np. należy podać jakie czynniki wpływają na wysoki koszt zaproponowanych działań).

Powód 3
Projekt nie prezentuje wyników szczegółowej analizy potrzeb wnioskodawcy oraz analizy problemów lub barier stojących na drodze rozwoju wnioskodawcy, jako uzasadnionej podstawy do jego realizacji; projekt nie prezentuje tego, w jaki sposób realizacja projektu będzie mieć pozytywny wpływ na rozwiązanie określonej wyżej kategorii problemów i barier zidentyfikowanych w przedsiębiorstwie; projekt opiera się na zbyt ogólnikowych i szablonowych opisach oraz uzasadnieniach, w zbyt małym stopniu odnoszących się do specyfiki oraz faktycznych potrzeb wnioskodawcy.

Jak powinno być prawidłowo:

W tym przypadku najważniejsze jest skrupulatne wypełnienie rubryki nr 17 we wniosku (Uzasadnienie projektu), w pełni zgodnie z wytycznymi zawartymi w Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie. Jednym z najlepszych i najbardziej przejrzystych sposobów poradzenia sobie z tym zadaniem jest podzielenie opisu na akapity odpowiadające kolejnym zagadnieniom wymienionym w Instrukcji, noszące następujące podtytuły:

• zidentyfikowane potrzeby dla realizacji projektu,
• przyczyny wyboru zaplanowanych działań,
• znaczenie przedsięwzięcia dla określonych potrzeb przedsiębiorstwa,
• relacja charakteru projektu do dotychczas wykonywanej działalności Wnioskodawcy,
• spodziewane efekty projektu.

Zgodnie ze zaktualizowaną wersją Instrukcji, w punkcie 17 wniosku należy także na wstępie podać krótką prezentację wnioskodawcy, zawierającą informacje na temat wiodącej działalność oraz zarys rozwoju przedsiębiorstwa.

Ponadto należy unikać ogólnikowych czy trywialnych stwierdzeń typu „projekt podniesie konkurencyjność przedsiębiorstwa na rynku krajowym / europejskim” nie popartych żadnymi argumentami ani uzasadnieniem.

Powód 4
Zbyt oszczędnie przedstawiona rola doradztwa, oraz jego uzasadnienie (potrzeba) na poszczególnych etapach projektu / w ramach poszczególnych działań (wydatków) kwalifikowanych, w tym także zbyt oszczędne uzasadnienie w projekcie dla zaproponowanej metodologii oraz czasu trwania usług doradczych. Opis planowanego projektu (punkt 16 wniosku) nie przedstawia szczegółowych etapów / działań wchodzących w jego skład lub zamiast prezentuje etapy formalno-proceduralne towarzyszące realizacji projektu (np.: złożenie wniosku, umieszczenie zaproszenia do składania ofert przez wykonawców, podpisanie umowy o dofinansowanie, wybór wykonawcy, podpisanie umowy o świadczenie usług doradczych, realizacja projektu, złożenie wniosku o płatność, itd.).

Jak powinno być prawidłowo:

Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosków o dofinansowanie, w punkcie 16 wniosku należy szczegółowo przedstawić m.in.: na czy będzie polegała realizacja projektu, jakie przewidziano poszczególne etapy realizacji projektu (należy podać nazwę oraz szczegółowy opis dla każdego planowanego działania) oraz jakie są przyczyny wyboru zaproponowanych metod realizacji działań. Na każdym kroku należy wskazać czego będzie dotyczyć usługa doradcza na kolejnych etapach realizacji projektu, jaka jest rola doradztwa w danym etapie (szczególnie w przypadku gdy w powszechnej praktyce dany etap zwykle angażuje działania inne niż doradztwo, czego przykładem może być instalowanie oprogramowania na stacjach roboczych w firmie). Przede wszystkim należy unikać zbyt ogólnikowych lub szerokich haseł opisujących poszczególne etapy. Projekty, które ze swej natury odbywają się etapowo i angażują więcej niż jeden rodzaj czynności (działania) powinny być odpowiednio dokładnie opisane z wyszczególnieniem tychże czynności / działań, w podziale na etapy spójne z harmonogramem zadaniowo-finansowym załączonym do wniosku. Zadaniem Wnioskodawcy jest skonstruować możliwie najbardziej przejrzysty i precyzyjnie opisany projekt, który nie będzie wzbudzał wątpliwości co do tego, jakie czynności zostaną w jego ramach faktycznie wykonane.