6 września 2021

Faktury ustrukturyzowane. Alternatywna opcja dla faktur w formie elektronicznej i papierowej

Udostępnij

Ogłoszony 5 lutego 2021 r. projekt nowelizacji ustawy o VAT obejmuje możliwość wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych, które ułatwią fiskusowi kontrolę faktur wystawianych przez podatników oraz wpłyną na wzrost dochodów do budżetu państwa. Należy jednak podkreślić, że prócz uszczelnienia kontroli podatku VAT, wprowadzenie systemu będzie miało również wiele zalet dla samych przedsiębiorców. Dzięki udostępnieniu specjalnego systemu teleinformatycznego, czyli Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), podatnicy zyskają możliwość bezpieczniejszego rozliczania obrotu ze swoimi kontrahentami, co przełoży się na poprawę płynności finansowej. Korzystanie z systemu, to również możliwość przyspieszenia zwrotu podatku VAT o 20 dni, czyli z 60 do 40 dni. Dzięki wprowadzeniu wspomnianego systemu, faktury będą wystawiane według ujednoliconego wzoru, a samo wystawianie i doręczanie będzie odbywało się zdecydowanie szybciej. System będzie początkowo dobrowolny, natomiast od 2023 r. wszyscy podatnicy będą już obowiązani do jego używania.

E-faktury jako narzędzie walki z nadużyciami w obszarze VAT nie są pomysłem polskich prawodawców. Takie rozwiązanie jest już stosowane w Hiszpanii, Portugalii oraz we Włoszech.

W polskim prawie podatkowym nie ma odrębnych przepisów, które odnosiłyby się konkretnie do e-faktur, w związku z tym stosuje się do nich przepisy ustawy o VAT mówiące o elementach, jakie powinna zawierać każda faktura.

Sama faktura ustrukturyzowana ma swoje początki w regulacjach Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. Głównym celem takiej faktury było ułatwienie handlu pomiędzy państwami, które są członkami Unii Europejskiej.

W Polsce Platforma Elektronicznego Fakturowania została wprowadzona Ustawą o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych już w 2019 r. Na podstawie rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii za pośrednictwem platformy elektronicznego fakturowania prócz faktur elektronicznych w formie dokumentów ustrukturyzowanych mogą być przekazywane również zamówienia, potwierdzenia odbioru oraz awiza dostaw, a także faktury korygujące i noty korygujące. Wspomniana platforma jest jak do tej pory przeznaczona dla dwóch rodzajów podmiotów. Są to podmioty zamawiające w ramach zamówień publicznych, a także wykonawcy tych zamówień. Obowiązek odbierania przez kontrahentów ustrukturyzowanych faktur elektronicznych istnieje, jak już wspominałam, od 2019 r. Od 18 kwietnia 2019 r. obowiązkiem zostały objęte zamówienia o wartości powyżej 30 000 EUR, a 1 sierpnia 2019 r. obowiązek rozszerzono na wszystkie zamówienia.

Z udostępnionych przez Ministerstwo Finansów założeń dotyczących faktur ustrukturyzowanych można znaleźć wiele analogii do systemu, który był stosowany we Włoszech dobrowolnie od 2017 r., a obligatoryjnie od stycznia 2019 r. Ministerstwo Finansów przygotowało propozycję struktury logicznej e-faktury. Uwagi dotyczące poprawności merytorycznej i logicznej struktury można było zgłaszać do 23 lutego 2021 r.

Zgodnie z zapowiedziami i trwającymi uzgodnieniami w temacie projektu ustawy o VAT już 1 października resort finansów udostępni rządowy system do wystawiania faktur, czyli wspomniany wcześniej KSeF, które zgodnie z nową nomenklaturą będą występowały pod nazwą faktur ustrukturyzowanych. Będzie to nic innego jak dokument  wystawiony w określonej formie i zapisany w odpowiednim formacie np. xml, który umożliwi fiskusowi jego odczytanie i przetworzenie. Tak zapisana faktura będzie mogła być bez problemu odczytana przez systemy księgowe odbiorców. Z informacji jakie podało Ministerstwo Finansów, wynika, że faktury ustrukturyzowane będą mogły mieć również format PDF, ale tylko pod warunkiem, że będą zawierały ustrukturyzowane dane rozpoznawane przez systemy księgowe.

Każdy podatnik VAT będzie mógł założyć w systemie konto indywidualne, które będzie obsługiwane nie tylko z komputera, ale również za pośrednictwem każdego innego urządzenia mobilnego. Same faktury będą wystawiane tak, jak do tej pory przy użyciu systemów księgowych, z których korzystają podatnicy. Następnie będą one przesyłane bezpośrednio do KSeF poprzez API, czyli zbiór reguł ściśle opisujących, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą.

Korzystanie z KSeF początkowo będzie dobrowolne, natomiast plany są takie, aby od 2023 r. wszyscy podatnicy korzystali już tylko z nowego systemu. Do tego czasu podatnicy będą mogli wystawiać faktury również poza KSeF na dotychczasowych zasadach, czyli zarówno faktury papierowe, jak również dotychczas obowiązujące faktury elektroniczne.

Należy zwrócić uwagę na to, że aby podatnicy mogli skorzystać z powyższego rozwiązania, będą musieli pozyskać akceptację od kontrahenta. Będzie ona pozyskiwana w dwojaki sposób. Pierwszy to zaakceptowanie komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma, drugi to pobranie dokumentu z systemu przez API. W uproszczeniu, wystarczy pobranie faktury z KSeF, a będzie to już jednoznaczne z akceptacją przyjęcia faktury w takiej właśnie formie. Będzie to również oznaczało jej otrzymanie przez kontrahenta. Po tym jak faktura zostanie przesłana do KSeF system nada jej numer wraz ze wskazaniem daty operacji. Oznacza to, że w tym samym momencie faktura będzie wystawiona i otrzymana przez kontrahenta.

Przesłanie do systemu równoznaczne z wystawieniem

Przesyłanie faktur do systemu KSeF będzie możliwe po uwierzytelnieniu podatnika w systemie.  Do tego celu będzie potrzebny kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis profilem zaufanym.

Po uwierzytelnieniu podatnik będzie mógł przeglądać wystawione i otrzymane faktury ustrukturyzowane, a także będzie mógł przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur.

Faktury ustrukturyzowane będzie mógł wystawić lub będzie mógł mieć do nich dostęp nie tylko podatnik, ale również podmiot uprawniony do dostępu do KSeF, np. biuro rachunkowe obsługujące podatnika lub konkretna osoba (np. księgowy lub inny pracownik działu księgowego). Podmiotem uprawnionym do wystawienia faktury ustrukturyzowanej może być też oczywiście każdy pracownik wskazany przez podatnika.

Przed wystawieniem faktury ustrukturyzowanej podatnik będzie składał zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego o podmiotach uprawnionych do dostępu do KSeF. Z obowiązku złożenia takiego zawiadomienia wyłączony będzie jedynie podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, o ile sam będzie wystawiał faktury ustrukturyzowane.

zbliżenie na dłonie piszące po kalkulatorze oraz na kartkę z ciągami cyfr

Po przesłaniu faktury system przydzieli jej numer identyfikujący z oznaczeniem daty i czasu. Numer identyfikujący fakturę ma charakter systemowy i nie należy go utożsamiać ze stanowiącym element faktury numerem, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę, będzie ona uznawana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną.

Faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana zarówno w drodze faktury korygującej według zasad dotychczas obowiązujących (tradycyjna faktura korygująca), jak i faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej, czyli wystawionej za pośrednictwem KSeF.

Przywileje za wystawienie faktur ustrukturyzowanych

Z wystawieniem faktur za pośrednictwem rządowego systemu wiążą się określone korzyści, które mają równocześnie stanowić czynnik zachęcający do korzystania z tego rozwiązania. Najważniejszą z zachęt ma być zwrot VAT wynikającego z faktur ustrukturyzowanych w czasie krótszym o 20 dni czyli po 40 zamiast 60 po dniach.

Ale aby taki zwrot uzyskać, trzeba będzie spełnić kilka warunków. Podatnik będzie musiał w danym okresie rozliczeniowym wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane. Musi też być przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który została wykazana różnica podatku do zwrotu, zarejestrowany jako podatnik VAT czynny oraz posiadać w tym okresie rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej zawarty w wykazie podatników VAT (tzw. biała lista). Co jednak najważniejsze, kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu nie będzie mogła przekraczać 3000 zł. Wszystkie te warunki trzeba będzie spełnić łącznie.

Szybszy zwrot VAT nie będzie jedyną korzyścią z wystawiania faktur ustrukturyzowanych

Niewątpliwie wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych, to nie tylko korzyści dla fiskusa, ale to również wiele innych uproszczeń dla samych podatników.

Prócz wspomnianego, szybszego zwrotu podatku VAT, faktury ustrukturyzowane będą odczytywane i zaciągane przez systemy księgowe, co wpłynie na zwiększenie efektywności pracy, a co za tym idzie zmniejszy koszty obsługi księgowej. Obecnie otrzymywane faktury niezależnie czy w formie papierowej, czy elektronicznej muszą być przeprocesowane przez człowieka. Oczywiście istnieją różne systemy, które stosują technologie OCR, czyli rozpoznawanie znaków, ale nie są one doskonałe. Dodatkowo wymagają często skanowania dokumentów, a następnie wczytywania ich do systemów.

Bardzo istotnym aspektem jest wyeliminowanie zagubienia faktur, a tym samym wystawiania duplikatów. Dzięki samoczynnemu przesyłaniu podatnicy unikną zagubienia faktury papierowej lub przeoczenia wiadomości e-mailowej z załączonym dokumentem. Ponieważ nie będzie możliwe zagubienie lub zniszczenie faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF, to do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur (art. 106l ustawy o VAT). Nie będzie też możliwości wystawiania przez KSeF not korygujących (nie będzie takiej potrzeby, bo faktura wymaga akceptacji odbiorcy). Ale noty korygujące będzie można nadal wystawiać na zasadach dotychczasowych, czyli tradycyjnie (art. 106k ust.1–4 ustawy o VAT), tj. poza KSeF.

Zdecydowanie ważną zaletą systemu będzie uproszczenie przy ujmowaniu faktur w rejestrze VAT. Dzięki temu, że w dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego będzie ona uznawana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną. Taka zmiana spowoduje, że szczególnie przy fakturach korygujących zmniejszających, uproszczeniu ulegnie moment ujęcia faktury w JPK_V7. Jeżeli podatnik będzie wystawiał faktury korygujące przy użyciu systemu KSeF, nie znajdą tu zastosowania przepisy, które dotyczą zbierania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie oraz spełnienie warunków do obniżenia podstawy opodatkowania. To uproszczenie będzie obowiązywało również po stronie nabywcy. Nabywca, który otrzyma fakturę ustrukturyzowaną zmniejszającą podstawę opodatkowania, będzie ujmował ją w rozliczeniu za okres, w którym otrzyma wspomnianą fakturę korygującą.

Praktyczną zaletą będzie również ujednolicony wzór otrzymywanych faktur. Dzięki temu będzie możliwe szybsze weryfikowanie i porównywanie przekazywanych dokumentów. Wpłynie to również na ograniczenie, a być może nawet na eliminację przeszkód w handlu pomiędzy krajami wewnątrz Unii Europejskiej, które są spowodowane różnicami w prawodawstwie krajów członkowskich jak również w zakresie norm technicznych.

Ujednolicony wzór faktur wyeliminuje również błędy ludzkie, polegające m. in. na pominięciu jakichś elementów faktury czy też niezbędnych informacji.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych zdejmie z podatników obowiązek ich archiwizacji. Ma to wymierne korzyści wynikające z braku konieczności posiadania dodatkowej powierzchni na przechowywanie dokumentów lub braku konieczności korzystania z archiwów zewnętrznych.

Dzięki temu, że faktury będą przekazywane do KSeF, fiskus otrzyma natychmiastowy dostęp do tych dokumentów. Tym samym, nie będzie mógł już żądać od podatników przesłania takich faktur (nabywcy)  lub struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) (wystawcy faktur) w przypadku ewentualnych kontroli lub czynności sprawdzających. Będzie to oszczędność czasu szczególnie istotna w sytuacji, gdy dokumenty dotyczą lat ubiegłych i są przechowywane w archiwach zewnętrznych. Ściągnięcie ich na wypadek wezwania lub kontroli wymaga  dodatkowego zaangażowania, wydłuża również cały proces przekazania informacji do urzędu skarbowego.

Stosowanie systemu KSeF usprawni komunikację pomiędzy kontrahentami – system będzie wysyłał komunikaty dotyczące wystawienia, ale też odrzucenia faktury ustrukturyzowanej.

Korzyści ze stosowania faktur ustrukturyzowanych dla skarbówki

Dzięki wprowadzeniu faktur ustrukturyzowanych fiskus zyska nowe zaawansowane narzędzie do tzw. e-kontroli podatników, przy pomocy którego będzie mógł na bieżąco monitorować transakcje handlowe pomiędzy podatnikami.

Fiskus przechowa faktury 10 lat

Nowelizacja wprowadzi zasadę, że faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, a w przypadku upływu terminu przedawnienia po tym okresie – do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Okres przechowywania faktur wystawionych np. pod koniec 2021 r. skończy się zatem 31 grudnia 2031 r. Jeżeli jednak zobowiązanie przedawniałoby się dopiero 31 grudnia 2032 r. (co niestety może się zdarzyć), faktura przechowywana będzie do 31 grudnia 2032 r. (czyli przez 11 lat).

Wprowadzenie systemu to duże przedsięwzięcie

Niewątpliwie wprowadzenie KSeF oraz faktur ustrukturyzowanych jest zdecydowanie większym przedsięwzięciem niż wprowadzona ostatnio struktura JPK_VAT. Wiąże się ze zmianami w systemach księgowych, w systemach fakturowania. Pojawienie się nowego rodzaju faktur, których obieg będzie odbywał się jedynie drogą elektroniczną, będzie wymagało od przedsiębiorców opracowania nowych procedur dotyczących obiegu dokumentów, archiwizacji, ale również samego wystawiania faktur.

Ministerstwo Finansów, prócz platformy KSeF, będzie musiało udostępnić podatnikom wzór faktury ustrukturyzowanej, ale również nowe rozwiązania w postaci interfejsu w postaci API. Ponadto będą musiały zostać udostępnione dedykowane konta na portalu podatkowym.

Pomijając początkowe utrudnienia, proponowane rozwiązanie będzie niewątpliwe dużym ułatwieniem zarówno dla podatników, jak i dla fiskusa dlatego z dużym prawdopodobieństwem będzie cieszyło się zainteresowaniem już w okresie przejściowym.

E-faktury a JPK_V7

Jeżeli Krajowy System e-Faktur w przyszłości sprawdzi się na tyle, by po okresie przejściowym wprowadzić go dla wszystkich podatników, wówczas z pewnością mógłby zastąpić konieczność tworzenia we własnym zakresie pliku JPK_V7.  Jakie rozwiązanie wprowadzi Ministerstwo Finansów? Być może urząd skarbowy będzie na podstawie otrzymanych faktur ustrukturyzowanych i przy użyciu dostępnych narzędzi samodzielnie generował JPK, który następnie będzie jedynie akceptowany lub nie przez podatników. Na chwilę obecną, fiskusowi zależy głownie na pilotażowym uruchomieniu systemu i przedstawieniu korzyści, jakie płyną z jego stosowania również dla podatników.

Izabella Grabińska-Grabowska

Supervisor/Accounting & Payroll Outsourcing, TPA-Group

Artykuł pochodzi z biuletynu Euro Info 6/2021

Przeczytaj więcej takich artykułów w strefie Wiedzy PARP

 

Zobacz więcej podobnych artykułów