W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego o wartości równej lub powyżej progów unijnych1 wszczętych od 18 kwietnia 2018 r.2 wykonawcy będą zobowiązani do składania Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ) w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym3.

Aktualny na dzień składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu JEDZ powinien zostać dołączony do składanej oferty lub wniosku4. W sytuacji, gdy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oferta lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu składany jest w formie pisemnej, a JEDZ w formie elektronicznej, dla wypełnienia dyspozycji art. 25a ust. 2 ustawy Pzp wystarczające jest, aby JEDZ został przekazany zamawiającemu za pośrednictwem środka komunikacji elektronicznej, przed upływem terminu składania ofert/wniosków.

Jednym z dopuszczalnych środków komunikacji elektronicznej służących składaniu w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oświadczenia w formie JEDZ i najbardziej powszechnym jest poczta elektroniczna5. Środkami komunikacji elektronicznej, pozwalającymi na zgodne z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych złożenie JEDZ, nie są nośniki danych (np. CD, pendrive).

Uwzględniając konieczność załączenia przez wykonawcę składającego ofertę lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oświadczenia w formie JEDZ, poniżej przedstawiamy wyjaśnienia dotyczące sposobu składania ww. oświadczenia przy założeniu, że oferta/wniosek składana(y) będzie w formie pisemnej, a wybranym przez zamawiającego środkiem komunikacji do składania JEDZ będzie poczta elektroniczna.

Instrukcja składania JEDZ przez podmioty ubiegające się o udzielenie zamówienia publicznego za pośrednictwem poczty elektronicznej

Krok 1
Wykonawca przygotowuje dokument elektroniczny, wypełniając JEDZ przy pomocy narzędzia ESPD lub innych dostępnych narzędzi lub oprogramowania. Wykorzystywane przez wykonawcę narzędzia lub oprogramowanie powinny umożliwić uzupełnienie JEDZ i utworzenie dokumentu, zgodnie z informacjami wskazanymi przez zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo innym dokumencie inicjującym postępowanie.

Krok 2
Wykonawca podpisuje JEDZ kwalifikowanym podpisem elektronicznym, (oświadczenia podmiotów składających ofertę/wniosek wspólnie oraz podmiotów udostępniających potencjał składane na formularzu JEDZ powinny mieć formę dokumentu elektronicznego, podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez każdego z nich w zakresie w jakim potwierdzają okoliczności, o których mowa w treści art. 22 ust. 1 ustawy Pzp. Analogiczny wymóg dotyczy JEDZ składanego przez podwykonawcę, na podstawie art. 25a ust. 5 pkt 1 ustawy Pzp) wystawionym przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne - podpis elektroniczny spełniający wymogi bezpieczeństwa określone w ustawie6.

Dostawcy kwalifikowanych usług zaufania, tj. podmioty udostępniające usługę kwalifikowanego podpisu elektronicznego, wpisane są do rejestru Narodowego Centrum Certyfikacji.
Lista podmiotów

Krok 3
Stworzony lub wygenerowany przez wykonawcę dokument elektroniczny JEDZ powinien zostać zaszyfrowany (opatrzony hasłem dostępowym). W tym celu wykonawca może posłużyć się narzędziami oferowanymi przez oprogramowanie, w którym przygotowuje JEDZ (np. Adobe Acrobat), lub skorzystać z dostępnych na rynku narzędzi na licencji open-source (np. AES Crypt, 7-Zip i Smart Sign) lub komercyjnych. Wymagane oprogramowanie szyfrujące, którym należy posłużyć się w celu zabezpieczenia dokumentu JEDZ, może również zostać określone przez zamawiającego w udostępnionej wykonawcom dokumentacji postępowania.

Krok 4
Wykonawca zamieszcza hasło dostępu do pliku JEDZ w treści oferty/wniosku składanego w formie pisemnej. Treść oferty/wniosku może zawierać również inne informacje niezbędne dla prawidłowego dostępu do dokumentu, w szczególności informacje o wykorzystanym programie szyfrującym lub procedurze odszyfrowania danych zawartych w JEDZ.

Krok 5
Wykonawca przesyła podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym i zaszyfrowany JEDZ na adres poczty elektronicznej zamawiającego, wskazany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji albo w innym dokumencie wszczynającym postępowanie. Oświadczenie JEDZ powinno zostać złożone w taki sposób, by dokument dotarł do zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.

W treści wiadomości wykonawca powinien wskazać oznaczenie i nazwę postępowania, którego JEDZ dotyczy oraz nazwę wykonawcy albo dowolne oznaczenie pozwalające na jego identyfikację.

Ofertę należy złożyć w formie pisemnej.

Krok 6
W przypadku wezwania do uzupełnienia JEDZ na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp wykonawca przesyła dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym na adres poczty elektronicznej (patrz Krok 3). W takim przypadku nie jest wymagane szyfrowanie JEDZ.

Źródło Urząd Zamówień Publicznych

1 Art. 15 ust. 2 w zw. z art. 17 ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. – o zmianie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2016 r. poz. 1020).
2Dotyczy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego o wartości równej lub przekraczającej progi unijne.
3Art. 25a ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018).
4Art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. – o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2017 r. poz. 1219).
5 Ustawa z dnia 5 września 2016 r. – o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1579).
6Ustawa z dnia 5 września 2016 r. – o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1579).

id: 49986