Cyfrowy chaos w firmie

Wstęp

Nowe technologie mają upraszczać pracę, oszczędzać czas i zwiększać efektywność przedsiębiorstwa. W praktyce jednak wraz z postępującą cyfryzacją w wielu firmach pojawia się zupełnie inny problem. Kolejne aplikacje, komunikatory, systemy do zarządzania projektami, arkusze, narzędzia chmurowe i rozwiązania wykorzystujące sztuczną inteligencję zaczynają funkcjonować obok siebie, często bez wspólnego planu. Pracownik zamiast wykonywać swoje zadania zastanawia się, gdzie znajduje się aktualna wersja dokumentu, w którym systemie zapisano dane klienta i czy wiadomość została wysłana e-mailem, na komunikatorze czy w aplikacji projektowej.

Cyfryzacja nie zawsze oznacza więc większą efektywność. Jeżeli przedsiębiorstwo wdraża kolejne rozwiązania bez uporządkowania procesów i przepływu informacji, może doprowadzić do cyfrowego chaosu. Dlatego dojrzałość cyfrowa firmy nie powinna być mierzona liczbą wykorzystywanych technologii, ale tym, jak dobrze wspierają one codzienną pracę.

Kiedy technologia zaczyna przeszkadzać?

Początkowo każde nowe narzędzie zazwyczaj rozwiązuje konkretny problem. Jeden system służy do zarządzania klientami, drugi do prowadzenia projektów, kolejny do przechowywania dokumentów. Zespół korzysta dodatkowo z komunikatora, poczty elektronicznej, arkuszy kalkulacyjnych oraz aplikacji do organizacji własnych zadań.

Każde z tych rozwiązań może być przydatne. Problem pojawia się wtedy, gdy zaczynają funkcjonować niezależnie od siebie. Te same dane są wprowadzane kilka razy, dokumenty występują w różnych wersjach, a pracownik musi przełączać się pomiędzy wieloma aplikacjami, aby wykonać jedno zadanie. W efekcie technologia, która miała oszczędzać czas, zaczyna go zabierać.

Więcej narzędzi nie oznacza bardziej cyfrowej firmy

Łatwy dostęp do aplikacji działających w modelu abonamentowym sprawił, że wdrożenie nowego rozwiązania może trwać zaledwie kilka minut. To ogromna zaleta współczesnych technologii, ale również potencjalne źródło problemów.

Poszczególne działy mogą samodzielnie wybierać rozwiązania najlepiej odpowiadające ich potrzebom. Marketing korzysta z jednej platformy, sprzedaż z drugiej, administracja z kolejnej, a część pracowników tworzy własne zestawienia w arkuszach. Z czasem powstają cyfrowe silosy – miejsca, w których informacje są dostępne tylko dla określonych osób lub działów.

Firma może więc posiadać kilkanaście nowoczesnych aplikacji, a jednocześnie mieć problem z odpowiedzią na proste pytanie dotyczące aktualnego statusu zamówienia czy projektu.

Cyfrowa transformacja nie polega na gromadzeniu technologii. Jej celem powinno być tworzenie spójnego środowiska, w którym informacja przepływa sprawnie pomiędzy procesami, pracownikami i systemami.

Jeden dokument, pięć wersji

Jednym z najbardziej widocznych objawów cyfrowego chaosu jest problem z zarządzaniem dokumentami. Ten sam plik może znajdować się w wiadomości e-mail, na komputerze pracownika, w chmurze oraz na wspólnym dysku. Po kilku dniach pojawiają się wersje oznaczone jako „final”, „final2”, „ostateczna” czy „ostateczna_poprawiona”.

Problem może wydawać się błahy, dopóki ktoś nie wykorzysta nieaktualnej wersji oferty, umowy lub dokumentacji technicznej.

Dlatego jednym z pierwszych kroków porządkowania cyfrowego środowiska powinno być ustalenie, gdzie znajduje się podstawowe źródło informacji. Pracownik powinien wiedzieć, gdzie zapisać dokument, gdzie znaleźć jego aktualną wersję oraz kto może ją zmieniać.

Dane zamknięte w cyfrowych silosach

Podobny problem dotyczy danych. Informacje o tym samym kliencie mogą znajdować się jednocześnie w systemie CRM, programie księgowym, skrzynce pocztowej i prywatnym arkuszu handlowca. Każde z tych źródeł może zawierać nieco inne informacje.

Prowadzi to nie tylko do dodatkowej pracy, ale również do problemów z analizą danych. Jeżeli przedsiębiorstwo chce sprawdzić rentowność klientów, przewidywać sprzedaż lub wykorzystać sztuczną inteligencję, najpierw musi ustalić, którym danym może zaufać.

To szczególnie istotne w kontekście rozwoju AI. Sztuczna inteligencja nie uporządkuje automatycznie wszystkich problemów organizacyjnych przedsiębiorstwa. Jeżeli otrzyma niekompletne, nieaktualne lub sprzeczne informacje, rezultaty również mogą być niewiarygodne.

Pułapka ciągłego przełączania się

Cyfrowy chaos dotyczy również organizacji codziennej pracy. Powiadomienie z komunikatora, nowy e-mail, informacja z systemu projektowego i alert z kolejnej aplikacji konkurują o uwagę pracownika.

Każde przełączenie pomiędzy zadaniami oznacza konieczność ponownego skupienia się na wykonywanej czynności. Jeżeli dzieje się to wielokrotnie w ciągu dnia, narzędzia stworzone w celu zwiększenia produktywności mogą stać się źródłem rozproszenia.

Rozwiązaniem nie musi być rezygnacja z komunikatorów czy systemów projektowych. Potrzebne są natomiast jasne zasady. Zespół powinien wiedzieć, które narzędzie służy do bieżącej komunikacji, gdzie przydzielane są zadania, a gdzie przechowywane są oficjalne dokumenty.

A może kupimy jeszcze jeden system?

Kiedy proces nie działa prawidłowo, naturalną reakcją może być poszukiwanie kolejnego rozwiązania technologicznego. Nie zawsze jest to właściwy kierunek.

Jeżeli problem wynika z niejasnego podziału odpowiedzialności, zbędnych etapów procesu lub wielokrotnego wprowadzania tych samych danych, nowy system może jedynie przenieść istniejący bałagan do kolejnej aplikacji.

Przed zakupem technologii warto więc najpierw przeanalizować proces. Jak wygląda obecnie? Kto jest za niego odpowiedzialny? Jakie informacje są potrzebne? Gdzie powstają opóźnienia? Które czynności nie wnoszą wartości?

Dopiero po uporządkowaniu procesu można odpowiedzieć na pytanie, czy rzeczywiście potrzebne jest nowe narzędzie.

Shadow IT i Shadow AI – technologia poza kontrolą firmy

Cyfrowy chaos może mieć również mniej widoczną stronę. Pracownicy, chcąc szybciej wykonywać swoje obowiązki, zaczynają samodzielnie korzystać z aplikacji, które nie zostały oficjalnie zatwierdzone przez organizację. Zjawisko to określane jest jako Shadow IT.

Rozwój generatywnej sztucznej inteligencji stworzył podobne zjawisko – Shadow AI. Pracownik może na przykład wykorzystać ogólnodostępne narzędzie AI do analizy dokumentu, przygotowania oferty czy podsumowania informacji, nie zastanawiając się, czy powinien wprowadzać do niego dane przedsiębiorstwa.

Problemem nie jest sama inicjatywa pracowników. Często pokazuje ona, że obecne rozwiązania nie odpowiadają ich potrzebom. Ryzyko pojawia się wtedy, gdy firma nie wie, gdzie znajdują się jej dane, jakie aplikacje mają do nich dostęp i w jaki sposób są one przetwarzane.

Dlatego zamiast całkowicie blokować nowe narzędzia, warto stworzyć jasne zasady ich wykorzystywania.

Cyfrowe porządki warto rozpocząć od inwentaryzacji

Przedsiębiorstwo, które chce ograniczyć cyfrowy chaos, nie musi rozpoczynać od kolejnej dużej inwestycji. Pierwszym działaniem może być sprawdzenie, z jakich narzędzi rzeczywiście korzystają pracownicy.

Warto przeanalizować nie tylko oficjalne systemy zakupione przez firmę, ale również aplikacje wykorzystywane przez poszczególne zespoły. Następnie można sprawdzić, które rozwiązania realizują podobne funkcje, gdzie wielokrotnie wprowadzane są te same dane oraz które narzędzia są opłacane, mimo że prawie nikt z nich nie korzysta.

Taki przegląd może przynieść zaskakujące rezultaty. Czasami okazuje się, że organizacja nie potrzebuje nowego systemu. Potrzebuje lepiej wykorzystać rozwiązania, za które już płaci.

Integracja zamiast kolejnych aplikacji

Kolejnym etapem może być połączenie wykorzystywanych systemów. Jeżeli dane klienta znajdują się w jednym miejscu, nie powinny być ręcznie przepisywane do kilku kolejnych aplikacji.

Integracja systemów oraz automatyzacja przepływu informacji mogą ograniczyć liczbę powtarzalnych czynności i zmniejszyć ryzyko błędów. Coraz częściej można to osiągnąć za pomocą interfejsów API oraz platform low-code i no-code, bez budowania całego środowiska informatycznego od początku. Nie oznacza to jednak, że wszystko musi zostać zintegrowane. Każde połączenie powinno wynikać z rzeczywistej potrzeby biznesowej.

Mniej może oznaczać więcej

Dojrzałość cyfrowa przedsiębiorstwa nie polega na korzystaniu z najnowszej aplikacji w każdym możliwym obszarze. Czasami znacznie większą wartość daje ograniczenie liczby narzędzi, ujednolicenie sposobu pracy oraz pełniejsze wykorzystanie funkcji już posiadanych systemów.

Warto również regularnie sprawdzać, czy rozwiązania wdrożone kilka lat wcześniej nadal odpowiadają potrzebom organizacji. Procesy się zmieniają, firma się rozwija, a część technologii może stać się zbędna.

Cyfrowe porządki powinny więc być procesem ciągłym, podobnie jak sama transformacja cyfrowa.

Od cyfrowego chaosu do cyfrowego ekosystemu

Docelowym rozwiązaniem nie musi być jeden ogromny system obsługujący całe przedsiębiorstwo. W wielu przypadkach bardziej efektywny jest ekosystem kilku dobrze dobranych i współpracujących ze sobą narzędzi.

Najważniejsze, aby każde z nich miało określoną rolę, pracownicy wiedzieli, w jaki sposób z niego korzystać, a najważniejsze dane mogły sprawnie przepływać pomiędzy poszczególnymi obszarami firmy.

Technologia powinna być możliwie niewidoczna w codziennej pracy. Jeżeli pracownik więcej czasu poświęca na obsługę systemów niż na realizację właściwego zadania, warto zastanowić się, czy cyfryzacja rzeczywiście zmierza we właściwym kierunku.

Podsumowanie

Cyfrowa transformacja nie jest wyścigiem o liczbę wdrożonych technologii. Kolejna aplikacja, system czy narzędzie wykorzystujące sztuczną inteligencję nie zawsze oznacza kolejny krok w rozwoju przedsiębiorstwa. Bez spójnej strategii może wręcz zwiększać złożoność procesów, rozpraszać dane i utrudniać pracownikom wykonywanie codziennych obowiązków.

Dlatego przed kolejną inwestycją technologiczną warto sprawdzić, co firma już posiada, z czego rzeczywiście korzystają pracownicy i gdzie znajdują się najważniejsze informacje. Następnie można upraszczać procesy, eliminować zbędne rozwiązania i integrować te, które rzeczywiście tworzą wartość.

Czasami najlepszym kolejnym krokiem transformacji cyfrowej nie jest wdrożenie nowej technologii. Jest nim uporządkowanie technologii, które już mamy.