Wdrożenie elektronicznego systemu typu B2B w firmie IGLOO

Firma IGLOO jest liderem polskiego rynku w obszarze urządzeń chłodniczych, a także przedsiębiorstwem liczącym się na rynkach międzynarodowych. Liczne kontakty zagraniczne i rosnące wymagania klientów stały się dla firmy impulsem do poszukiwania nowej drogi rozwoju. Wdrożony system B2B okazał się rozwiązaniem, który nie tylko spełnia oczekiwania pracowników, ale  w pełni pozwala firmie odpowiadać na potrzeby swoich kontrahentów.

Firma IGLOO jest liderem polskiego rynku w obszarze urządzeń chłodniczych, a także przedsiębiorstwem liczącym się na rynkach międzynarodowych. Liczne kontakty zagraniczne i rosnące wymagania klientów stały się dla firmy impulsem do poszukiwania nowej drogi rozwoju. Wdrożony system B2B okazał się rozwiązaniem, który nie tylko spełnia oczekiwania pracowników, ale  w pełni pozwala firmie odpowiadać na potrzeby swoich kontrahentów.

Historia firmy. Profil działalności. Odpowiadanie na potrzeby klienta

Firma IGLOO powstała w 1986 roku z inicjatywy Teresy i Władysława Włodarczyków, którzy nadal są właścicielami. Przez ponad 20 lat istnienia firma przekształciła się w wysoko wyspecjalizowane i nowocześnie zarządzane przedsiębiorstwo. Od samego początku misją IGLOO było zapewnienie najwyższej jakości oferowanych produktów. Aby spełnić założone sobie cele, firma nieustannie inwestuje we wdrażanie nowych technologii (zarówno w produkcji, jak i organizacji i marketingu), rozwój infrastruktury oraz kapitału ludzkiego. Takie działania pozwalają IGLOO na realizowanie kompleksowych zadań w zakresie projektowania, wykonywania i montażu nowoczesnych urządzeń chłodniczych. Co więcej, firma prowadzi swoją działalność nie tylko na polskim rynku. Ostatnie lata zaowocowały znalezieniem nabywców dla wyrobów IGLOO na najbardziej wymagających i rozwiniętych rynkach krajów Europy, Ameryki Północnej, Azji, a także Afryki. Tak dynamiczny rozwój, unowocześnione produkty i dobra obsługa, wpływają na zwiększenie udziału przedsiębiorstwa na rynku oraz przyczynia się do stale rosnącej ilości pracowników.

Firma IGLOO zajmuje się przede wszystkim produkcją urządzeń chłodniczych. Działalność ta generuje ponad 80% przychodów firmy. Wśród oferowanych przez IGLOO produktów znajdują się lady chłodnicze, witryny cukiernicze, witryny sałatkowe i grzewcze oraz regały chłodnicze i ekspozycyjne. Ponadto, produkowane są lady i gondole mroźnicze, szafy chłodnicze i mroźnicze, dystrybutory do lodów, komory chłodnicze i mroźnicze oraz urządzenia nietypowe.

Większość urządzeń projektowana jest w siedzibie firmy. Działalność ta nagradzana jest licznymi wyróżnieniami również poza granicami Polski, m.in. na Ukrainie. Gwarantem jakości wyrobów, dobrej organizacji pracy i produkcji oraz systemu zarządzania jest certyfikat ISO 9001:2000 wystawiony w 2007 roku przez TUV SUD Management Service GmbH.

Szeroka oferta handlowa, którą dysponuje IGLOO, chętnie wykorzystywana jest przy wyposażeniu lokali ogólnospożywczych, mięsno-wędliniarskich, nabiałowych, cukierniczych oraz stoisk rybnych i mrożonek. Produkujemy urządzenia chłodnicze - lady, witryny, regały, szafy, komory, urządzenia mroźnicze, urządzenia technologiczne - stoły i regały wykonane ze stali nierdzewnej, ciągi kuchenne, kuchnie, oraz dostarczamy patelnie, frytownice, piece konwekcyjno parowe firm zaprzyjaźnionych. Bary, restauracje, stołówki, hotele itp. stanowią również szeroką grupę odbiorców naszych urządzeń – opowiada pan Mateusz Kierepka, Dyrektor Działu IT w firmie IGLOO.

Impuls do wdrożenia systemu B2B. Wybór platformy i trudności w fazie wdrożeniowej

Czynnikiem, który w głównej mierze zadecydował o inwestycji w platformę B2B, była rosnąca ilość kontaktów z kontrahentami, w tym przede wszystkim z zagranicznymi. Trudności, które występowały w podtrzymywaniu  tych relacji wiązały się z komunikacją oraz różnicami czasowymi. Prace nad samym systemem rozpoczęto przed pojawieniem się konkursu. Jak tylko otrzymaliśmy informację od zaprzyjaźnionej firmy o naborze do PO IG 8.2 postanowiliśmy spróbować udziału w konkursie organizowanym przez PARP – wspomina pan Mateusz Kierepka.

Na szczęście firmie udało się uniknąć trudności związanych z wyborem konkretnego systemu. IGLOO zdecydowało się bowiem na przejście na najnowszą wersję systemu używanego już wcześniej. Jedynym kłopotem było to, że użyty system istniał na rynku bardzo krótko i właściwie wprowadzenie go na rynek polski odbywało się równolegle do wdrożenia. Sam proces tak kosztownej implementacji przebiegł szybko, do czego przyczyniło się wsparcie uzyskane przez PARP. System wprowadzały do firmy przede wszystkim podmioty zewnętrzne, jednak do wykonywania bieżących prac oraz dokonywania zmian w systemie firma IGLOO korzysta z własnych sił IT. W fazie wdrożeniowej pojawiły się drobne problemy, ponieważ wprowadzenie zmian w procesach biznesowych okazało się dużym wyzwaniem. Ponadto, kontrahenci oraz pracownicy IGLOO musieli zmierzyć się z przejściem na nowy system i zmodyfikowaniem swoich przyzwyczajeń oraz sposobu pracy.

Charakterystyka systemu – specjalne funkcjonalności, automatyzacja procesów

Główną częścią (sercem) wdrożonego systemu jest system ERP – Microsoft Dynamics AX 2009. System ten dostarcza firma Microsoft, a wdrożeniem zajęła się firma CSF (obecnie Syntea). Kolejnym rozwiązaniem jest system wizualizacji 3D online FloorPlanner. Ostatnim jest witryna wykonana w technologii ASP.NET przez firmę Sanmargar – wyjaśnia pan Mateusz Kierepka.

System służy przede wszystkim obsłudze zamówień za pomocą przeglądarki oraz projektowaniu 3D. Umożliwia on pełne zarządzanie wszelkimi danymi zgromadzonymi w działach firmy. Zapewnia pełną identyfikację dealera, dla którego ustanawiać można indywidualną oraz dowolną konfigurację warunków płatności i rabatów. Wszystkie funkcje, które dostępne są z poziomu przeglądarki, zostały specjalnie stworzone na potrzeby firmy IGLOO. Pozostałe, działające w tle (BackOffice), wykorzystują funkcje systemu ERP.

Zainstalowany system pozwolił na automatyzację procesów związanych ze składaniem zamówień. Wszyscy kontrahenci, którzy używają tego narzędzia, mogą dokonywać zamówień w pełni automatycznie. Niektórzy kontrahenci używają częściowej automatyzacji, czyli wypełniają formularze i składają zamówienia poprzez email lub fax. Robią to z przyzwyczajenia albo z powodu braku wykwalifikowanego personelu. W przypadku dealera mieszczącego się na innym kontynencie, występowały wcześniej problemy z pozyskaniem uzupełnienia informacji (różnice czasowe). Ta niedoskonałość może spowodować, że klient ostateczny odstąpi od złożenia zamówienia z uwagi na wydłużający się czas oczekiwania na wiadomość czy i kiedy jego zlecenie może zostać zrealizowane – tłumaczy pan Mateusz Kierepka. System umożliwił wprowadzenie nowych procesów biznesowych oraz dokładnego opisu wymagań dla kontrahentów, co przyczynia się do eliminowania braków pełnej informacji w zamówieniu. Dodatkowo, w ramach projektu, usprawniono system monitorowania stanów magazynowych. Zmniejszeniu uległy stany magazynowe, a poprawie usługi spedycyjne, m.in. poprzez przeniesienie części tych usług do firm zewnętrznych.

Następnym procesem było wprowadzenie systemu monitoringu serwisu, którego wdrożenie pozwoliło na znaczące skrócenie czasu obsługi awarii. Ponadto, wdrożenie tego elementu umożliwia lepsze monitorowanie procesu i uzyskiwanie właściwych raportów (np. dla urządzeń elektronicznych produkowanych przez IGLOO – ilość awarii nie przekracza 0,1%).

Firma stara się także odpowiadać na potrzeby potencjalnych klientów końcowych. Platforma B2B oferuje klientom narzędzia, za pomocą których mogą zaaranżować dowolną przestrzeń biznesową. Po wykonaniu własnego projektu online, można przesłać go bezpośrednio do działu sprzedaży IGLOO albo do któregoś ze współpracujących z firmą dealerów. Narzędzia te zostały stworzone w taki sposób, aby ich użytkowanie i tworzenie projektu było proste, wygodne oraz atrakcyjne dla klienta.

Plany na przyszłość – rozwój systemu i kolejne wdrożenia

Wdrożony w firmie IGLOO system B2B spełnia oczekiwania pracowników, choć, jak podkreśla pan Mateusz Kierepka, jest on stale modyfikowany i dostosowywany do zaleceń pracowników oraz kontrahentów - System jest ciągle rozwijany poprzez własne modyfikacje. W ramach kolejnych projektów B2B staraliśmy się na wdrożenie jeszcze nowszej wersji systemu głównego (ERP), niestety ta realizacja się nie powiodła. Już wkrótce jednak firma IGLOO uruchomi kolejne systemy informatyczne. W planach jest rozszerzenie istniejącego systemu lokalizacji materiałów RFID o dodatkowe funkcje, w tym o bieżący monitoring położenia półproduktów.