28 października 2016
Przedsądowy etap windykacji należności od kontrahenta w Unii Europejskiej -10 podstawowych elementów skutecznego wezwania do zapłaty
Udostępnij
Trudność w egzekucji należności od kontrahenta[1] jest ryzykiem, które obciąża przedsiębiorcę zarówno w obrocie krajowym, jak i transgranicznym. W przypadkach skrajnych, brak wpływu należności w okresie karencji skutkuje utratą płynności finansowej przedsiębiorcy, co prowadzić może do jego likwidacji lub upadłości.
Trudność w egzekucji należności od kontrahenta[1] jest ryzykiem, które obciąża przedsiębiorcę zarówno w obrocie krajowym, jak i transgranicznym. W przypadkach skrajnych, brak wpływu należności w okresie karencji skutkuje utratą płynności finansowej przedsiębiorcy, co prowadzić może do jego likwidacji lub upadłości.
Aby zapobiec utracie płynności finansowej, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej warto monitorować płatności. W sytuacji, gdy mimo upływu okresu karencji nie został odnotowany wpływ należności od kontrahenta należy podjąć działania prowadzące do windykacji należności. W tym celu, na etapie przedsądowym, przedsiębiorca może samodzielnie przygotować i doręczyć dłużnikowi upomnienie dotyczące zaległej płatności w formie przesądowego wezwania do zapłaty.
[nbsp]
Poniżej przedstawione zostały elementy wezwania do zapłaty, które warto uwzględnić przygotowując pismo[1]:
- Wskazanie firmy i adresu kontrahenta
Należy zwrócić uwagę na:
- firmę kontrahenta[2], którą posłużył się w korespondencji handlowej, w umowie lub fakturze oraz
- adres, na który należy doręczyć wezwanie do zapłaty.
Prawidłowe oznaczenie dłużnika powinno zawierać formę prowadzonej działalności gospodarczej, co tyczy się zarówno przedsiębiorców z siedzibą w Polsce (np. sp. z o.o.), jak i zagranicą (np. Ltd. w prawie brytyjskim).
Do weryfikacji firmy i adresu dłużnika można skorzystać z rejestrów działalności gospodarczej prowadzonych w formie elektronicznej przez państwa członkowskie[3]. Co do zasady dostęp do danych jest nieodpłatny.
W kwestii praktycznej ułatwieniem monitoringu płatności może być wprowadzenie identyfikacji kontrahenta w formie indywidualnego numeru[4], którym można posługiwać się w korespondencji, także windykacyjnej.
[nbsp]
Warto zwrócić uwagę na adres (lub adresy dłużnika)[5] wskazany np. w korespondencji handlowej, jeśli różni się od adresu wskazanego w rejestrze przedsiębiorców. Dla skuteczności wezwania zalecane jest wysłanie pisma na wszystkie adresy, które są znane wierzycielowi.
[nbsp]
- Data wystawienia upomnienia
Data wystawienia upomnienia powinna być określona w sposób jasny i nie budzący wątpliwości.
[nbsp]
- Numer faktury i data wystawienia faktury
Z wezwania do zapłaty powinna jednoznacznie wynikać podstawa roszczenia. Tym samym należy wskazać:
- numer faktury lub faktur, objętych wezwaniem do zapłaty[6] oraz
- datę lub daty ich wystawienia.[7]
[nbsp]
Tym samym nie ma przeszkód, by w jednym piśmie (wezwaniu do zapłaty) wezwać dłużnika o zapłatę na podstawie kilku różnych faktur.
[nbsp]
- Lista towarów lub usług oraz lista zaległych kwot
Z wezwania do zapłaty powinna wynikać lista towarów lub usług, które zostały dostarczone lub świadczone wraz z określeniem ich ilości i szczegółowym opisem jednostkowym.
Obok listy towarów lub usług należy wskazać cenę za towar lub usługę, a przy zamówieniu większej ilości towarów lub usług – ich cenę całkowitą.
[nbsp]
Prawidłowe wskazanie ceny to wskazanie ceny netto oraz, obok, ceny z uwzględnieniem podatku (brutto).
[nbsp]
- Ostateczny termin zapłaty
Istotą wezwania do zapłaty jest wskazanie terminu do zapłaty zaległej płatności przez dłużnika. Aby prawidłowo określić termin zapłaty należy:
- wyznaczyć termin metodą kalendarzową (np. zapłata do dnia 15 czerwca 2015 r.) lub
- określając termin 7-dniowy, 14-dniowy lub inny do dokonania zaległej wpłaty, liczony od dnia doręczenia wezwania do zapłaty.
[nbsp]
Wpływ należności w wyznaczonym w wezwaniu terminie powinien być monitorowany.
[nbsp]
6. Nota odsetkowa w związku z opóźnieniami w płatnościach
Nota odsetkowa stanowi żądanie zapłaty odsetek za zwłokę w zapłacie należności. Odsetki ustawowe naliczane są od pierwszego dnia, w którym minął termin zapłaty[8]. W nocie odsetkowej należy uwzględnić:
- zwłokę określoną w dniach oraz
- kwotę odsetek.
[nbsp]
7. Nota dotycząca dodatkowych kosztów windykacyjnych
Jeżeli wierzyciel poniósł koszty windykacyjne może żądać zwrotu poniesionych kosztów od dłużnika. W tym celu w treści wezwania do zapłaty należy wskazać:
[nbsp]- podstawę kosztu oraz
- jego wysokość.
[nbsp]
Przez koszty windykacyjne należy rozumieć zarówno koszty własne związane z obsługą długu, jak i koszty związane z outsourcingiem windykacji.
[nbsp]
8. Nota dotycząca dalszych kroków prawnych
Dla podkreślenia powagi pisma należy wskazać konsekwencje prawne braku zapłaty oznaczonej kwoty we wskazanym w wezwaniu do zapłaty terminie. W treści wezwania warto uwzględnić, iż bezczynność dłużnika skutkować będzie skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego, co może narazić go na zwiększenie kosztów windykacji o koszty procesowe.
[nbsp]
- Dane bankowe wierzyciela, podatek VAT i waluta
Dane bankowe wierzyciela powinny być wskazane w sposób szczegółowy wraz ze wskazaniem nr IBAN[9].
W wezwaniu do zapłaty należy uwzględnić obowiązującą stawkę VAT[10], a w przypadku różnych stawek VAT należy wskazać stawkę podatku i obliczoną kwotę. Dodatkowo należy zwrócić uwagę na walutę transakcji. W przypadku transakcji w walucie innej niż krajowa, konieczne jest określenie kursu wymiany walut zgodnie z datą waluty, tj. godziną graniczną, do której musi wpłynąć do banku polecenie zapłaty.
[nbsp]
- Język sporządzenia wezwania do zapłaty
Istotną kwestią jest język, w którym powinno zostać sporządzone wezwanie do zapłaty. W tym zakresie można przyjąć, iż wezwanie do zapłaty powinno być sporządzone w języku, w którym kontaktował się kontrahent lub języku, w którym podjęte zostało zobowiązanie (np. na podstawie umowy lub oferty).
[nbsp]
Dobrą praktyką jest skierowanie wezwania do zapłaty w języku urzędowym państwa, w którym ma siedzibę dłużnik.
[nbsp]
Sporządzone i podpisane przez wierzyciela wezwanie do zapłaty należy wysłać zgodnie z adresem lub adresami dłużnika za potwierdzeniem nadania listu (w przypadku przesyłki kurierskiej – wypełnionym listem przewozowym) oraz z potwierdzeniem odbioru. Kopia pisma z dowodem nadania i odbioru powinna zostać zarchiwizowana[11].
[nbsp]
Jeśli mimo upływu terminu na uregulowanie należności dłużnik z siedzibą w Unii Europejskiej nie zapłacił ceny, a także nie podjął kontaktu z wierzycielem (np. w celu ustalenia planu ratalnego w związku z niemożnością spłaty zobowiązania), możliwe jest dochodzenie należności na drodze sądowej (w trybie krajowego postępowania sądowego, w ramach postępowań europejskich) lub w ramach windykacji pozasądowej, tj. zlecenia windykacji należności podmiotowi zewnętrznemu[12].
[nbsp]
Podstawa prawna:
- ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm., „kodeks cywilny”),
- ustawa[nbsp] z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 z późn. zm., „kodeks postępowania cywilnego).
[1]Dla wezwania do zapłaty nie została przewidziana przepisami prawa forma szczególna. Nie ma również przeszkód, by pismo wysłać drogą e-mailową lub przez faks. Mając na względzie kwestie dowodowe zalecane jest wysłanie wezwania do zapłaty w formie pisemnej z potwierdzeniem nadania i potwierdzeniem odbioru.
[2] Firmą jest imię i nazwisko osoby fizycznej oraz nazwa osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, zgodnie z Art. 434 kodeksu cywilnego.
[3]http://e-justice.europa.eu/, europejski portal e-sprawiedliwość ma zapewnić użytkownikom informacje na temat systemów sądowniczych i ułatwić dostęp do wymiaru sprawiedliwości w całej UE, portal Komisji Europejskiej jest dostępny w 23 językach.
[4]Posługiwanie się indywidualnym numerem identyfikującym dłużnika należy rozumieć jako oznaczenie dodatkowe, obok wskazania firmy i adresu dłużnika.
[5] W przypadku, gdy wierzyciel dysponuje innymi adresami wskazanymi np. w korespondencji handlowej, wizytówce, stronie internetowej firmy.
[6] Przy większej ilości faktur lub ich znacznej wartości należy opatrzyć faktury odpowiednim numerem.
[7] Data wystawienia faktury jest bowiem podstawą do obliczenia terminu realizacji i dostawy towaru lub usługi.
[8] Zgodnie z treścią art. 481 kodeksu cywilnego roszczenie o odsetki powstaje od chwili opóźnienia w zapłacie i dotyczy okresu aż do momentu, gdy dłużnik spełni świadczenie pieniężne. Odsetki przysługują za czas opóźnienia i dlatego stają się wymagalne począwszy od bezskutecznego upływu terminu spełnienia świadczenia głównego, czyli z upływem pierwszego dnia od wymagalności roszczenia głównego, aż do dnia jego zapłaty.
[9] Każdy rachunek bankowy w UE jest określony numerem IBAN, tj. międzynarodowym numerem rachunku bankowego. Każdy kraj UE stosuje nr IBAN o określonej długości.
[10] Kwestię, czy dany towar podlega opodatkowaniu VAT oraz stawkę podatku VAT określają obowiązujące przepisy podatkowe.
[11] W przypadku, gdy wezwanie do zapłaty zostało wysłane drogą e-mailową lub przez faks, dla celów dowodowych należy zarchiwizować podstawę wysłania korespondencji na określony adres e-mail lub nr faksu, np. printscreen strony internetowej, wizytówkę, folder reklamowy firmy.
[12] Co do zasady pozasądowa windykacja należności przez podmiot zewnętrzny w przypadku braku skuteczności prowadzić będzie do sądowej windykacji należności w ramach procedury krajowej lub procedur europejskich.
[nbsp]
Autor: Małgorzata Pałysa
e-mail:
Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Enterprise Europe Network
[nbsp]