Elektroniczna wymiana danych w spółce Controlling Systems

Rynek elektronicznych systemów B2B obejmuje swoimi usługami niemal wszystkie znane nam branże. To, co decyduje o jego popularności, to przede wszystkim możliwość automatyzacji procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie. Po takie rozwiązanie sięgnęła również firma Controlling Systems zajmująca się wdrażaniem oprogramowań z zakresu controllingu, planowania, budżetowania i analiz.

Rynek elektronicznych systemów B2B obejmuje swoimi usługami niemal wszystkie znane nam branże. To, co decyduje o jego popularności, to przede wszystkim możliwość automatyzacji procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie. Po takie rozwiązanie sięgnęła również firma Controlling Systems zajmująca się wdrażaniem oprogramowań z zakresu controllingu, planowania, budżetowania i analiz.

Charakterystyka przedsiębiorstwa

Firma Controlling Systems jest specjalistą z branży controllingu, zwłaszcza w usprawnianiu procesów planowania, budżetowania, analiz i raportowania. Od 2003 roku z powodzeniem rozwijany jest i wdrażany u jej klientów system Eureca, który dziś jest najlepiej ocenianym rozwiązaniem informatycznym w obszarze controllingu. Aktualnie, z aplikacją tą pracuje ponad 3000 użytkowników, wykorzystując ją do tworzenia i kontrolowania wszystkich istotnych zjawisk w przedsiębiorstwie, np. planów sprzedaży, budżetów kosztów, produkcji, gospodarki magazynowej itp.

Do tej pory, firmie udało się przeprowadzić ponad 100 wdrożeń w Polsce. W swojej ofercie zapewnia pomoc klientom, którzy chcą wdrożyć controlling jako metodę zarządzania, zrewidować obecny model controllingu i usprawnić controlling wyłącznie w obszarze narzędziowym. To, co decyduje o jakości usług proponowanych przez Controlling Systems, to koncentracja na jednym rodzaju oprogramowania i potrzebach określonych grup użytkowników. W tym przypadku są to managerowie tworzący budżety, analizy, raporty oraz osoby decyzyjne. Klienci wspierani są na wszystkich etapach wdrażania controlingu – od momentu tworzenia koncepcji, poprzez implementację narzędzia, szkolenia dla użytkowników, po stały, profesjonalny nadzór nad eksploatacją systemu. Firma realizuje także specjalne usługi, np. tworzenie dedykowanego systemu raportowania czy dedykowanych narzędzi obsługujących rozliczenia kosztów, różnego typu kalkulacje itp. Prezes Zarządu Controlling System – pan Witold Kilijański – zwraca uwagę na to, by do każdego projektu realizowanego w firmie podchodzić indywidualnie. Stąd, wraz z klientem identyfikowane są zestawy przekrojów decyzyjnych, w których analizuje się poszczególne obszary przedsiębiorstwa i szuka tych, które będą wspólne dla wielu obszarów (np. kosztów, przychodów i marż). Istotne jest również patrzenie na miary stosowane w controlingu i to jak jednostki naturalne zamienić na wartości finansowe. Budowana jest także Hurtownia Danych, czyli „fundament” dalszych prac wdrożeniowych.

Potrzeba wdrożenia systemu – impulsy i  napotkane trudności

O uczestnictwie Controlling Systems w Programie Operacyjnym Innowacyjna Gospodarka 8.2, zdecydowały dwa bodźce. Pierwszy z nich był czynnikiem zewnętrznym. Firma przeżywała dynamiczny rozwój, z czym wiązała się większa ilość klientów wymagających dobrej i jakościowej obsługi. Potrzebny był zatem odpowiedni system CRM. Duże znaczenie miały również interwencje serwisowe. Klienci wysyłali backup do firmy, lecz dla pracowników Controlling Systems namierzanie błędów było bardzo czasochłonne i wymagało dużych nakładów pracy. Wystąpiła więc konieczność instalacji narzędzia, które zautomatyzuje procesy dystrybucji, usprawni komunikację i będzie kontrolować czas poświęcany na obsługę każdego klienta.

W tym samym czasie pojawiła się możliwość wzięcia udziału w POIG 8.2. Wiedzieliśmy, że oprogramowania podobne do narzędzia, którego potrzebowaliśmy, istnieją na świecie. Brakowało nam jednak czasu na ich analizę. W grę wchodziły tu także kwestie finansowe – opowiada pan Witold Kilijański, Prezes Zarządu.

Wybór systemu  nie był trudnym zadaniem. Problematyczne było natomiast znalezienie odpowiedniego dostawcy, gdyż firma korzystała przede wszystkim z usług kupowanych u rozmaitych freelancerów. W rezultacie, przy użyciu sił wewnętrznych Controlling Systems wdrożono system elektronicznej wymiany danych CS Service On-Line, który zapewnia połączenie się z serwerem klienta, wejście zdalne konsultanta na jego komputer i naprawę błędów. Generalnie, system pozwala na wdrożenie oprogramowania u klientów firmy, którymi są głównie controllerzy i managerowie. Umożliwia usprawnienie procesów budżetowych, analizowanie danych, tworzenie raportów, monitorowania realizacji itp.

W procesie wdrożenia pojawiły się drobne trudności techniczne, które polegały na integracji wszystkich oprogramowań. Jednak największe problemy wiązały się ze zmianą mentalności pracowników. Dużo energii należało poświęcić na wprowadzenie zmian w świadomości pracowników, którzy musieli posługiwać się zmodyfikowanym kanałem komunikacyjnym podczas obsługi klientów.

Jak twierdzi pan Witold Kilijański, bez pomocy udzielonej przez PARP nie udałoby się wdrożyć platformy – Wsparcie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości miało dla nas dwa znaczenia. Po pierwsze – finansowe, gdyż bez dotacji nie byłoby nas stać na zakup oprogramowania, a liczyło się dla nas szybkie wdrożenie rozwiązania. Po drugie, umowa z PARP obowiązywała nas do przestrzegania pewnych warunków i terminów. Był to dla nas aspekt dyscyplinujący, który motywował nas w czasie realizacji projektu.

Realne funkcjonowanie i zalety systemu – automatyzacja działań serwisowych

W ramach projektu w firmie Controlling Systems został wdrożony system CS Service On-Line. Jego głównym zadaniem jest automatyzowanie wymiany i przetwarzania danych drogą elektroniczną pomiędzy Spółką a jej kluczowymi klientami. Jest to rozwiązanie całkiem innowacyjne. Pozwala na automatyczne przyjmowanie zgłoszeń serwisowych oraz zarządzanie ich priorytetami i nadzór nad terminami wykonania poszczególnych zadań. Umożliwia także zdalną diagnostykę u klienta zgłoszeń serwisowych, serwisowanie i administrowanie systemu Eureca i powiązanej z nim hurtowni danych. Dzięki systemowi automatyzacji uległa również dystrybucja i instalacja poprawek do oprogramowania oraz dystrybucja nowych wersji oprogramowania poprzez możliwość ich centralnego zarządzania i automatycznego przesyłu do obsługiwanych firm. To wszystko z kolei pozwala na pełną automatyzację raportowania wykonania usług objętych umową serwisową, procesu rejestracji na seminaria szkoleniowe z zakresu obsługi systemu Eureca, grupowania problemów i rozwiązań w tzw. FAQ, badania jakości obsługi klientów i zadowolenia z funkcjonowania systemu Eureca.

Stworzona celowo na potrzeby firmy platforma łączy w sobie już gotowe rozwiązania. Po zalogowaniu, klient ma wgląd do informacji o zakupionych w firmie produktach oraz ich aktualnej wersji. Otrzymuje także dostęp do najnowszych ulepszeń i poprawek. Przygotowana jest również opcja pozwalająca na łatwe odszukanie osoby przydzielonej przez Controlling Systems do kontaktu z danym klientem. Nie brakuje też materiałów do pobrania, które pozwalają na lepsze zapoznanie się ofertą produktów oraz publikacji technicznych. Platforma służy również szybkiemu i przystępnemu wysyłaniu zgłoszeń i zapytań do konsultantów firmy. Ich pomoc proponowana jest także w formie rozmowy na żywo, zależnie od kategorii potrzeby jaką w danej chwili posiada klient. CS Service On-Line to dobre rozwiązanie do monitorowania limitu czasu wykorzystywanego na obsługę danego klienta.  

Rezultaty końcowe. Plany na przyszłość

Zdaniem Prezesa Zarządu Controlling Systems, wdrożone oprogramowanie spełnia pokładane w nim nadzieje – Posiadamy w końcu jedno miejsce, w którym zgromadzone są pełne informacje o klientach. Możemy zająć się dystrybucją materiałów, prezentacji, zdjęć czy innej dokumentacji. Uszczelnieniu uległ także nasz HelpDesk, a o kilkadziesiąt procent zwiększyły się nasze usługi eksploatacyjne. Za tym oczywiście kryją się większe dla nas korzyści finansowe.

Spółka Controlling Systems zapowiada uruchomienie kolejnego systemu, który odpowiadać będzie za kontrolę czasu pracy osób zatrudnionych. Będzie to własna hurtownia danych firmy zasilana z CS Service On-Line. Obecny system będzie zatem rozwijany w przyszłości. Planowana jest jego integracja z systemem rozliczania czasu pracy i hurtownią danych do „utylizacji konsultantów”. Pozwoli to na monitorowanie ilości czasu, którą poświęcają na sprzedaż oraz wykonywanie innych obowiązków.