28 listopada 2012
Rozwój Firmy DataConsult dzięki implementacji systemu B2B
Udostępnij
W artykułach prezentujących działanie systemu B2B opisywaliśmy szereg branż, w których mogą być one wykorzystane. Nie zabrakło wśród nich transportu i logistyki. Tematykę tę można zgłębić zapoznając się z przygotowanym przez nas studium przypadku. W reportażu prezentujemy jednego z beneficjentów POIG 8.2 - firmę DataConsult.
W artykułach prezentujących działanie systemu B2B opisywaliśmy szereg branż, w których mogą być one wykorzystane. Nie zabrakło wśród nich transportu i logistyki. Tematykę tę można zgłębić zapoznając się z przygotowanym przez nas studium przypadku. W reportażu prezentujemy jednego z beneficjentów POIG 8.2 - firmę DataConsult. Przedsiębiorstwo to odpowiedzialne jest za wspieranie działu logistyki swoich klientów. Z kolei jego historia jest świetnym przykładem na zaprezentowanie zalet implementacji systemu B2B w przedsiębiorstwie.
Firma – początki, rozwój, zmiana profil działalności
DataConsult Sp. z o.o. została założona 10 marca 2005 roku. Początkowo istniała jako Centrum Doradztwa Gospodarczego Silesia Sp. z o.o. Pierwsze etapy rozwoju spółki wiązały się z objęciem działań w ogólnogospodarczym doradztwie w zakresie zarządzania przedsiębiorstwami. Z biegiem lat firma stopniowo przekształcała się w spółkę informatyczną, która zajmowała się produkowaniem oprogramowania oraz świadczeniem usług związanych z wdrażaniem i rozwojem systemów informatycznych. Zmiana profilu działalności firmy okazała się być świetną inwestycją. Rezultatem takich modyfikacji był dynamiczny rozwój przedsiębiorstwa. Ponadto, dzięki dużym inwestycjom w tworzeniu własnych produktów i dostosowywaniu ich do potrzeb szerokiego spektrum klientów, udało się powiększyć przychody spółki i ukierunkować jej rozwój.
Charakterystyka oferowanych usług
Obecnie, DataConsult jest firmą, która w 100% działa w obszarze tzw. wysokich technologii. Specjalizuje się przede wszystkim w produkcji zintegrowanych systemów informatycznych do zarządzania gospodarką magazynową, sprzedaży urządzeń peryferyjnych służących do prawidłowej obsługi przedsiębiorstw w zakresie zarządzania magazynem oraz wdrożeniach rozwiązań logistycznych dla małych i średnich przedsiębiorstw. Produkowane przez spółkę systemy logistyczne obecnie wykorzystywane są w ponad 100-u przedsiębiorstwach w Polsce i Niemczech. Dzięki zaawansowanych mechanizmom konfiguracji, systemy te mogą być dostarczane bezpośrednio przez producenta, jak również przez sieć partnerów. Produkty i usługi firmy skierowane są głównie do przedsiębiorstw z wysokimi wymaganiami w zakresie logistyki i zarządzania łańcuchem dostaw oraz centr logistycznych i dystrybucyjnych. W gronie odbiorców znajdują się również firmy produkcyjne, dystrybucyjne oraz usługowe o dużych wymaganiach w zakresie logistyki, a także operatorzy logistyczni oraz firmy spedycyjno-transportowe.
Historia planów wdrożenia systemu B2B – wybór, trudności, przebieg implementacji
O wdrożeniu w spółce systemu typu Business to Business zadecydowała potrzeba zautomatyzowania procesów w zakresie działu sprzedaży oraz asysty DataConsult. Impuls ten popchnął tym samym firmę do rozpisania wniosku o dotacje unijne. Etap wyboru systemu nie był trudny, ponieważ mieliśmy bardzo skonkretyzowane potrzeby i wymagania, które mogły być spełnione wyłącznie za pomocą dedykowanych rozwiązań – opowiada pani Magdalena Mendakiewicz, Marketing Manager w DataConsult.
Zrealizowany w 2009 roku projekt w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 8.2 to system automatycznej obsługi błędów, zgłoszeń serwisowych oraz rozwojowych systemów DataConsult, który automatyzuje procesy działu serwisu i obsługi powdrożeniowej Klienta i Partnera. Na etapie wdrożenia spółka korzystała z pomocy zewnętrznej firmy. Z punktu widzenia Beneficjenta wprowadzanie nowych technologii w firmie może być ryzykowne tylko wtedy, jeśli mamy nie do końca sprecyzowane potrzeby oraz niezbyt ściśle określone cele biznesowe. Jeśli zespół projektowy po stronie Beneficjenta odpowiedzialny za poprawne wdrożenie platformy panuje nad harmonogramem oraz jakością projektu, ryzyko poza aspektem finansowym jest ograniczone praktycznie do zera. Mamy bardzo pozytywne wrażenia ze współpracy z dostawcami i z naszego punktu widzenia projekt był prowadzony wzorcowo – mówi pani Magdalena Mendakiewicz. Firma, z pewnością wdrożyłaby system B2B bez wsparcia PARP. Jednak uzyskanie dotacji pozwoliło na spełnienie tych planów na wcześniejszym etapie rozwoju firmy.
Do realizacji projektu po stronie DataConsult zaangażowano mały zespół wdrożeniowy. Znalazły się w nim dwie osoby biegłe w aktualnych procesach wewnętrznych oraz posiadające wiedzę na temat wymaganych funkcjonalności. To w zupełności wystarczyło do terminowego i skutecznego wprowadzenia platformy B2B wraz z niezbędnymi elementami.
Charakterystyka rozwiązania – niestandardowe funkcje i zautomatyzowane procesy
System wykorzystywany jest w przedsiębiorstwie do obsługi błędów i zgłoszeń rozwoju funkcjonalnego systemów produkowanych przez firmę. Umożliwia automatyzację procesu sprzedaży towarów oraz zarządzanie kontaktami z klientami końcowymi oraz partnerami w zakresie obsługi błędów i zgłoszeń potrzeb rozwojowych w zakresie dostarczanych systemów informatycznych, czyli ExpertWMS® i Magazynier. Systemy te stanowią kompleksowe rozwiązanie informatyczne (programowanie, urządzenia, usługi i serwis), które umożliwiają zarządzanie ruchem produktów w magazynie oraz optymalizację wykorzystania przestrzeni magazynowej (tzw. przemyślane magazynowanie).
Wdrożony w DataConsult system B2B dostępny jest w postaci portalu zewnętrznego (szyfrowanego i zabezpieczonego), do którego mają dostęp zarówno klienci, jak i partnerzy spółki. Jednym z jego głównych celów jest automatyczna wymiana informacji pomiędzy DataConsult a użytkownikami. Ogranicza w ten sposób do minimum liczbę archiwizowanych dokumentów w wersji papierowej. Co więcej, system zintegrowany jest z wdrożonym w firmie oprogramowaniem ERP, które pozwala na widoczność danych i informacji takich jak: parametry umów, daty, informacje handlowe, zakres licencji, gwarancje, poziomy umów asysty, osoby uprawnione do zgłoszeń, numery seryjne modułów. Dzięki przejrzystemu interfejsowi portalu, w zależności od poziomu uprawnień, klienci i partnerzy mają w jednym miejscu dostęp do dokumentów handlowych, płatności i zgłoszeń.
Wszystkie te funkcje zostały celowo stworzone na potrzeby firmy. Platforma jest zatem ściśle dopasowana do potrzeb funkcjonalnych i optymalizujących zdefiniowane "wąskie gardła".
Dzięki wdrożeniu takiego rozwiązania udało się zautomatyzować kilka istotnych procesów wymiany informacji między DataConsult a jej kluczowymi partnerami. Przede wszystkim usprawnieniu uległ proces przyjmowania zleceń i aktualizacji oprogramowania oraz proces obsługi powdrożeniowej. Automatyzacja objęła także proces wymiany informacji z głównymi dostawcami technologii informatycznej. Wymiana tych danych odbywa się w formie elektronicznej. Początkowo użytkownikami platformy było 5 przedsiębiorstw. Jednak dzięki innowacji i zaletach takiego rozwiązania, liczba firm korzystających z niego zwiększyła się 15-krotnie.
Charakterystyka planów rozwojowych na przyszłość
Rezultaty wdrożenia systemu mówią same za sobie. Platforma w 100% spełniła oczekiwania pracowników DataConsult. Główne zasługi należą się tutaj automatyzacji. To właśnie dzięki usprawnieniu działu asysty możliwe jest nieustanne zwiększanie ilości obsługiwanych wątków bez konieczności zwiększania zasobów ludzkich związanych z obsługą wątków. Oczywiście wiąże się z tym także wzrost ilości partnerów biznesowych korzystających z platformy. Takie działania przekładają się na znaczne oszczędności i możliwość wykorzystania posiadanych zasobów asysty w projektach innych działów.
Na pytanie, czy w planach jest rozwój systemu pani Magdalena Mendakiewicz odpowiada: Planujemy wdrożenie kolejnej platformy, która zautomatyzuje obszar działań handlowych DataConsult oraz jej partnerów biznesowych w kontekście klienta końcowego, jak również działań posprzedażowych w zakresie wspólnego prowadzenia projektów z Partnerami DataConsult w kontekście klienta końcowego.
W spółce planowane jest także uruchomienie kolejnych systemów informatycznych. O tym, które z nich zostaną wdrożone będą decydować potrzeby związane z rozwojem przedsiębiorstwa.