Praca w trybie wielozadaniowym – jak wpływa na naszą produktywność i dobrostan?

Wielozadaniowość kojarzy się głównie ze współczesną kulturą pracy, a także wpływem nowoczesnych technologii na mechanizmy uczenia się i sposoby spędzania wolnego czasu. Jednakże pierwsze badania nad tym zjawiskiem były prowadzone już w latach 30. XX wieku. W artykule opublikowanym w 1935 roku Hadley Cantril i Gordon Allport przedstawili wyniki swoich badań na temat słuchania radia przez gospodynie domowe w trakcie wykonywania prac domowych i wypełniania obowiązków towarzyskich.

Co jednak obecnie wiadomo o wpływie wielozadaniowości na nasze samopoczucie i stan zdrowia? Czy wykonywanie wielu czynności naraz rzeczywiście ułatwia i przyspiesza pracę?

Podstawowe terminy

Wielozadaniowością (ang. multitasking) określa się wykonywanie różnych działań w tym samym czasie, gdzie każde z nich wymaga naszej uwagi i koncentracji. Do typowych przykładów tego zjawiska zalicza się m.in.

• używanie dwóch lub więcej rodzajów mediów np. oglądanie telewizji i korzystanie z Internetu,
• wykonywanie wielu czynności na jednym urządzeniu np. korzystanie z mediów społecznościowych i sprawdzanie e-maili na telefonie,
• korzystanie z mediów podczas wykonywania niezwiązanych z nimi czynności np. wysyłanie wiadomości podczas nauki czy równoczesne słuchanie muzyki i czytanie książki.

Specyficznym typem wielozadaniowości jest tzw. multiscreening, czyli korzystanie z kilku ekranów jednocześnie w celu równoczesnego wykonywania wielu czynności (które mogą, ale nie muszą być ze sobą powiązane). W odróżnieniu od multitaskingu, który może wykorzystywać różne tzw. modalności sensoryczne (systemy zmysłowe, odpowiadające za pobieranie informacji z otoczenia), multiscreening zasadniczo angażuje i obciąża jeden z nich – system wzrokowy – co może wywierać bardziej negatywny wpływ na naszą uwagę i efektywność działania.

Wyróżniane są trzy rodzaje multiscreeningu:

• meshing – jest to równoczesne korzystanie z różnych urządzeń do wyszukiwania podobnych treści,
• stacking – jest to równoczesne korzystanie z wielu urządzeń do wyszukiwania różnych treści,
• shifting – jest to sekwencyjne wykorzystanie kilku urządzeń w poszukiwaniu podobnych treści.

Dlaczego jednak korzystanie z kilku ekranów jednocześnie jest obecnie tak popularne? Jako przyczyny tego stanu rzeczy wymieniane są różne potencjalne czynniki m.in.

• wzmacnianie bodźców docierających z otoczenia poprzez poszukiwanie nowych wrażeń,
• uwarunkowania fizjologiczne związane z wydzielaniem neuroprzekaźników w mózgu – nowe wrażenia i bodźce powodują wyrzut dopaminy i uruchamianie tzw. układu nagrody, co wywołuje uczucie przyjemności,
• przyzwyczajenie – wykorzystywanie kilku ekranów naraz staje się nawykiem,
• unikanie nieprzyjemnych emocji, nudy, niepokoju, zmęczenia itp.,
• zaspokajanie potrzeb poznawczych poprzez szybki dostęp do informacji,
• odczuwanie przyjemności w związku z byciem na bieżąco, znajdowaniem sensacji i treści, które utwierdzają już posiadane przekonania,
• poczucie, że wykonywanie kilku zadań równocześnie poprawia naszą wydajność i efektywność, czyli tzw. iluzja wydajności,
• odczuwanie tzw. lęku przed odłączeniem (ang. fear of missing out – FOMO), czyli doświadczanie niepokoju związanego z brakiem wiedzy o życiu i działaniach innych osób, obawa, że nie jesteśmy na bieżąco i omijają nas atrakcyjne okazje, a odłączenie od sieci spowoduje utratę czegoś ważnego.

Wielozadaniowość i iluzja wydajności

Według powszechnie panującego przekonania wykonywanie kilku zadań równocześnie jest sposobem na poprawę produktywności oraz efektywności w pracy i nauce. Co jednak mówią na ten temat specjaliści i czy wielozadaniowość rzeczywiście pomaga nam lepiej wykonywać nasze obowiązki? Jakie skutki dla naszego zdrowia fizycznego i dobrostanu ma ciągłe korzystanie z wielu ekranów jednocześnie i wykonywanie różnych zadań w tym samym czasie?

Ponieważ nasze zasoby poznawcze są ograniczone, oznacza to, że zajmowanie się wieloma czynnościami na raz nie jest optymalnym sposobem działania. Wielozadaniowość sprawia, że mózg musi ustalać priorytety, dokonywać selekcji oraz podejmować decyzje, na którym zadaniu skupić się w danej chwili, a następnie się pomiędzy nimi przełączać. Przełączanie się pomiędzy różnymi czynnościami prowadzi do dekoncentracji, popełniania większej ilości błędów i straty czasu (np. na poprawianie nieprawidłowo wykonanych zadań). Skutki tego procesu mogą być wręcz niebezpieczne – według niektórych badań, multitasking w trakcie kierowania pojazdem może mieć takie same konsekwencje jak jazda pod wpływem alkoholu.

Wielozadaniowość zmusza mózg do tzw. „przeskoków” i szybkiego przełączania się pomiędzy zadaniami. Zanim nasz mózg będzie mógł rozpocząć nowe zadanie, każdy taki przeskok wymaga od niego zatrzymania wykonywania poprzedniej czynności i rozpoczęcie nowego zadania. Choć cały proces jest szybki – trwa tylko ułamek sekundy – już to sprawia, że nasz mózg będzie miał lekkie opóźnienie. Zachodzi tutaj proces tzw. pozostałości uwagi – mózg przez kilka minut trwa przy poprzednim zadaniu, zanim skoncentruje się na nowej czynności.

Osoby, które standardowo pracują w trybie multitaskingu, są narażone na częstsze i łatwiejsze uleganie rozproszeniu uwagi. Mają one również problem z filtrowaniem i blokowaniem nieistotnych bodźców i informacji, co również wpływa na ich zdolność do koncentracji na jednym zadaniu. Szacuje się, że zaledwie ok. 1-2% osób posiada zdolności do efektywnej pracy w trybie wielozadaniowym.

Warto jednak zaznaczyć, że jeśli trzeba pracować wielozadaniowo, taki tryb pracy sprawdza się najlepiej w wykonywaniu zadań łatwych i automatycznych oraz powiązanych ze sobą kontekstowo (np. oglądanie filmu i sprawdzanie informacji o nim w Internecie). Zauważono również, że multitasking może pozytywnie wpływać na wykonywanie zadań kreatywnych, które mają więcej niż jedno poprawne rozwiązanie.

Skutki wielozadaniowości

Biorąc pod uwagę, że według badań naukowych ludzki mózg nie działa w sposób pozwalający na wielozadaniowość, ale koncentruje się jednym zadaniu, ciągłe wykonywaniu kilku zadań niesie ze sobą określone konsekwencje. Na negatywny wpływ multitaskingu najbardziej narażona jest młodzież oraz młodzi dorośli, których mózgi wciąż się kształtują.

Jednym z tych skutków jest pogorszenie zdolności do koncentracji uwagi na danym zadaniu. Multitasking wymaga od nas przełączania uwagi pomiędzy wieloma źródłami i strumieniami informacji, co prowadzi do kłopotów z utrzymaniem uwagi na jednym zadaniu i doprowadzeniem go do końca.

Przełączanie się pomiędzy zadaniami powoduje także tzw. uszczerbek pamięci roboczej. Pamięć robocza (inaczej krótkotrwała) jest to rodzaj pamięci odpowiedzialny za tymczasowe przechowywanie i przetwarzanie informacji i przeciętnie może przechować od 5 do 9 elementów równocześnie. Jest ona również niezbędna w takich zadaniach poznawczych, jak m.in. rozumienie języka, czytanie, pisanie, uczenie się czy liczenie. Wielozadaniowość powoduje zwiększone obciążenie poznawcze pamięci krótkotrwałej zbyt dużą ilością informacji docierającymi ze zbyt wielu źródeł. Konsekwencją tego jest pogorszenie jej działania i osiąganie gorszych wyników w zadaniach, które wymagają jej użycia.

Multitasking i multiscreening mają również wymierny wpływ na proces uczenia się. Używanie urządzeń w trakcie nauki pogarsza przyswajanie wiedzy, osłabia zapamiętywanie informacji, utrudnia analizowanie i rozumienie treści, a także negatywnie wpływa na proces robienia notatek. Osoby korzystające z ekranów w trakcie nauki osiągają gorsze wyniki w testach, a badania pokazują, że lepsze wyniki w nauce osiąga się ucząc się z książek niż z ekranów.

Coraz powszechniejszym zjawiskiem jest również amnezja cyfrowa (tzw. efekt Google). Jest to tendencja do zapominania informacji, które są łatwo dostępne za pośrednictwem Internetu. Proces ten powoduje, że zapamiętywane są nie same informacje, ale to gdzie można je znaleźć.

Przebodźcowanie, stała stymulacja i próby opanowania natłoku informacji spowodowane przez multitasking mogą przyczyniać się także do nadmiernego uwalniania hormonów stresu (kortyzolu i adrenaliny), co ma negatywne skutki dla zdrowia, a także powoduje problemy z funkcjonowaniem pamięci krótkotrwałej.

Do konsekwencji zdrowotnych spowodowanych nadmiernym stresem zalicza się m.in. pogorszenie funkcji poznawczych, wyczerpanie ciała i umysłu, pogorszenie nastroju, depresja i przewlekłe stany lękowe, zmiany w obwodach neuronalnych, a także uszkodzenia mózgu prowadzące do utraty zdolności swobodnego zapamiętywania i przypominania sobie informacji.

W przypadku zdrowia fizycznego, używanie ekranów przez dłuższy okres zwiększa czas spędzony w pozycji siedzącej oraz prowadzi do rezygnacji z innych działań prozdrowotnych np. aktywności fizycznej i odpowiedniej ilości snu.

Poświęcanie snu na rzecz czasu spędzonego przed ekranem również ma wpływ na nasze zdrowie. Sen jest niezbędny do regeneracji organizmu, a w jego trakcie mózg jest oczyszczany ze szkodliwych produktów rozkładu białek oraz przeprowadza proces konsolidacji (organizacji i przenoszenia) informacji z pamięci krótko- do długotrwałej. Dlatego też jego niedobór może skutkować obniżeniem poziomu funkcjonowania zarówno samego mózgu, jak i organizmu ogółem poprzez np. wywoływanie problemów z pamięcią, destabilizowanie emocji czy zmniejszenie zdolności koncentracji, co prowadzi do pogorszenia wyników w pracy i nauce.

Zaburzenia snu mogą być wywoływane także przez specyficzny rodzaj niebieskiego światła emitowanego przez ekrany urządzeń elektronicznych, diody LED i oświetlenie energooszczędne. Jego nadmiar prowadzi do zaburzeń wydzielania melatoniny (hormonu odpowiedzialnego za regulację cyklu dobowego), co powoduje kłopoty z zasypianiem. Sposobem na zniwelowanie tego problemu może być zaprzestanie korzystania z urządzeń elektronicznych co najmniej godzinę przed pójściem spać, lub też zmiana ustawień kolorystyki ekranu na cieplejsze odcienie (np. funkcja Night Shift w urządzeniach Apple).

Co zamiast wielozadaniowości?

Monotasking – jak wskazuje nazwa – jest to skupianie się na wykonywaniu jednego zadania naraz. Aby skutecznie pracować w trybie jednego zadania eksperci zalecają podzielenie dnia na bloki czasowe poświęcone konkretnym, następującym po sobie działaniom oraz usunięcie z naszego otoczenia rozpraszaczy np. telefonów. Taka organizacja pracy ma pozwolić na wejście w tzw. flow (pl. przepływ, płynność) czyli stan pełnego zaangażowania, skupienia i zanurzenia w działanie, czemu towarzyszy uczucie przyjemności, szczęścia i satysfakcji. W tym stanie uwaga jest tak niepodzielnie skupiona na zadaniu, że zanika poczucie czasu, który poświęcamy na jego wykonanie.

Zamiast multitaskingu zalecana jest także praca w cyklach: pełna koncentracja na zadaniu – przerwa – pełna koncentracja. Według zaleceń zawartych w raporcie „Mniej znaczy więcej – o multiscreeningu i wielozadaniowości” optymalnym cyklem jest praca przez godzinę – 15 minut przerwy – kolejna godzina pracy w skupieniu. Na podobnej zasadzie działa popularna technika „Pomodoro”, która wykorzystuje inne interwały czasowe (25 minut pracy, 5 minut przerwy, a po czterech powtórzeniach dłuższa przerwa ok. 15-30 minut).

Ważne jest również, aby przerwa w pracy była czasem na regenerację, odpoczynek i rozluźnienie, a nie okazją do korzystania z kolejnego ekranu. Zalecane są takie czynności jak m.in. „błądzenie” myślami, krótki spacer, ćwiczenia fizyczne, słuchanie muzyki lub drzemka. Nasz mózg potrzebuje regularnego odpoczynku, w trakcie którego przetwarza i przechowuje informacje.

Multitasking może być także przeszkodą w dogłębnym zbadaniu tematu – takie działanie wymaga od mózgu dodatkowego wysiłku i energii, której może on nie posiadać z powodu nadmiernego obciążenia i braku odpoczynku. Dlatego też warto zadbać o ustalanie takich limitów i priorytetów, które pozwolą nam na unikanie multitaskingu.

Zalecane jest również odłączenie się od Internetu i zmiana nawyków w korzystaniu z urządzeń cyfrowych, mediów i Internetu. Według badań nie wystarczy tylko samo przestawienie telefonu w tryb „nie przeszkadzać”, ale konieczne jest zostawienie go w innym pomieszczeniu – sama świadomość, że urządzanie jest pod ręką może wywoływać rozproszenie i powodować problemy z koncentracją.

Podsumowanie

W związku z gwałtownym rozwojem technologii cyfrowych współczesny człowiek jest bombardowany coraz większą liczbą bodźców walczących o jego uwagę. Ciągła stymulacja z tym związana ma wymierne skutki i wpływa na takie obszary naszego życia jak m.in. zdolność koncentracji i zapamiętywania, poziom odczuwanego stresu czy jakość snu i odpoczynku. Choć może się wydawać, że wielozadaniowość i multiscreening pozwalają na zwiększenie produktywności i efektywności działań, a co za tym idzie na oszczędność czasu i energii, w praktyce sytuacja wygląda inaczej. Praca w takim trybie niesie ze sobą wiele negatywnych skutków, dlatego też warto wypróbować inne tryby wykonywania zadań i uczenia się, czy też ćwiczyć uwagę i koncentrację poprzez spędzanie wolnego czasu w inny sposób niż na multiscreeningu.

Źródła:

Anna Borkowska, "Mniej znaczy więcej - o multiscreeningu i wielozadaniowości", OSE NASK

kompetencjecyfrowe.gov.pl

mitsmr.pl

www.gov.pl

akademia.pit.lukasiewicz.gov.pl

thereader.mitpress.mit.edu